Plan transformation numérique commande publique axe de simplification

Par Romain KABELIS
Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence
 Adèle KRAWCZYK 
Assistante Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence

Mise en œuvre depuis plus de dix ans, la transformation numérique de la commande publique va franchir un nouveau cap avec les actions qui seront menées au titre du Plan de transformation numérique 2017-2022.

Ce document, publié sur son site internet par la DAJ au début du mois de janvier 2018, énumère et précise les travaux de la transformation numérique que souhaite mettre en place le Ministère de l’Economie et des Finances jusqu’en 2022.

Nous vous avons présenté dans un premier article, l’analyse du premier axe du Plan de la transformation numérique de la commande publique. Cet axe, qui visait l’amélioration de la gouvernance, préconisait le développement des compétences et l’accompagnement des acteurs dans la transformation de la commande publique, notamment par la mise à disposition de fiches techniques de la DAJ sur ce thème et la nomination d’un directeur projet placé auprès de la DAJ investi de la mission d’accompagnement des acteurs de la commande publique. Ainsi, les pouvoirs adjudicateurs disposeront de l’ensemble des contenus théoriques et pratiques pour revêtir le rôle d’acheteur public et ses missions de performance de l’achat.

Cet accompagnement doit également s’assortir de la mise place des outils numériques et notamment des applicatifs d’aide à la performance achat qui constituent un véritable levier de développement. A ce titre, le plan préconise la mise en œuvre mutualisée de la transformation numérique des acheteurs publics qui se trouvent le plus souvent confrontés à des contraintes budgétaires d’acquisition des outils.

Dans la continuité du premier axe du plan de transformation numérique, l’acquisition d’outils numériques efficaces et le développement de la culture de l’achat public numérisé, le plan prévoit dans son second axe la mise en œuvre de moyens de simplification notamment afin d’éviter les lourdeurs de saisies et simplifier la mise en œuvre du droit de la commande publique.

Plan de transformation numérique – Axe simplification : éviter les lourdeurs de saisie, les redondances et simplifier la mise en œuvre du droit de la commande publique

La  transformation de la culture de la commande publique en culture de l’achat public numérisé n’est possible qu’avec des changements d’usages repensés et simplifiés.

Le quotidien des acteurs de la commande publique se caractérise aujourd’hui par la rédaction / production de nombreuses pièces de consultation et de procédure sur des outils bureautiques (Word, LibreOffice…), la saisie d’avis de publicité sur les Journaux d’Annonces Légales puis la saisie des données de consultation sur la plateforme de dématérialisation et après la notification au sein des solutions de gestion financière. Ces multiples saisies alourdissent le travail des acheteurs publics qui assurent dans ce cadre des actions purement administratives et exploitent dès lors de manière moins constante leurs compétences métier. La lourdeur administrative, l’absence de concentration de la donnée et la juridisation de la commande publique représentent un coût important pour les acheteurs publics et un frein à la mise en œuvre d’une politique d’achat performant.

Il est pourtant possible d’éviter les lourdeurs en supprimant les doubles saisies par le biais de l’utilisation d’un système d’information achat qui assure la centralisation des données à diverses fins : rédaction des documents de consultation et de procédures, alimentation automatique des avis de publicité, du profil acheteur et de la solution de gestion financière. Cette centralisation de données (internes ET externes) assure ainsi un gain de temps pour le prescripteur qui peut ainsi le réaffecter sur des tâches à plus forte valeur ajoutée mais également une aide à la décision (rapide) dans une logique de performance.

Il convient tout de même de rappeler que si la logique juridique de la commande publique demeure et la culture de l’achat tarde à se mettre en œuvre, c’est principalement la conséquence de l’héritage des pratiques construites depuis plus d’un quart de siècle.

Pour mémoire, la construction du marché unique européen et la production normative conséquente en matière de contrats publics ont conduit à insécuriser le milieu des achats publics au sein de la sphère juridique et ce de manière quasi-exclusive. Jusqu’à l’avènement de la notion de lésion et l’arrêt du Conseil d’Etat « SMIRGEOMES » du 3 octobre 2008 et la réforme communautaire portée par la Directive 2014/24/UE sur la passation des marchés publics, les achats dans le secteur public sont restés au sein de la sphère de services juridiques et administratifs spécialisés afin de sécuriser les procédures et en définitive les achats pour éviter tout risque du contentieux administratif des contrats publics.

La simplification présentée par le plan numérique et donc d’ores et déjà impulsée par la Directive 2014/24/UE qui a consacré la notion « d’acheteur public », et confortée par l’Ordonnance du 23 juillet 2015 et le Décret du 25 mars 2016 qui assurent la promotion des pratiques du métier d’acheteur.

Par exemple, les acheteurs publics peuvent aujourd’hui développer des pratiques de sourcing. Le sourcing est un des pilier de la fonction achat, car utile à la meilleure définition du besoin, à l’alimentation de l’ingénierie contractuelle. C’est également une excellente manière de réduire les coûts en sondant le marché avant de débuter une consultation. Cette pratique, très développée auprès des acheteurs privés, permet en outre d’élargir la mise en concurrence, de prendre davantage en compte la réalité des caractéristiques du marché et des opérateurs économiques ainsi que d’identifier les meilleurs partenaires.

En réalisant un sourcing efficace, l’acheteur public sécurise sa mise en concurrence en précisant son besoin de manière adéquate au marché, évite de déclarer sa consultation infructueuse ou sans suite, de connaitre le marché en terme de prix et ainsi de gagner en temps et réduire les coûts de ses achats. Le sourcing peut être mis en œuvre à l’aide d’un SI Achat, qui va centraliser les données des fournisseurs (catalogues, devis, offres, notations, plan progrès…) et ainsi faciliter cette pratique.

Le plan prévoit la mise en œuvre de nouvelles mesures de simplification, notamment en matière de redondance des saisies par la centralisation et l’échange des données.

Simplifier la mise en œuvre du droit de la commande publique en favorisant la centralisation et la reprise des données 

Les pratiques actuelles de certains acheteurs impliquent la saisie successive de mêmes données et représentent une charge de temps importante qui peut être améliorée si les acheteurs publics modifient leur pratique de la commande publique en culture de l’achat performant et numérisé.

Pour cela, l’acquisition d’un SI Achat, réel concentrateur de données, interfacé avec le profil acheteur, le logiciel de gestion financière, ACTES, HELIOS est une parfaite solution afin de ne saisir qu’une fois les données afin que celles-ci soient exploitées à diverses fins (rédaction / production documentaire, télétransmission de données vers des solutions tierces (profil acheteur, gestion financières…).

La saisie unique des informations alimente ainsi l’ensemble des plateformes, ce qui sera d’autant plus le cas avec la production futur d’un flux PES MARCHE qui conduit à l’auto-alimentation des plateformes Etalab, Observatoire Economique (fiche de recensement)…

Pour améliorer l’interopérabilité des outils utilisés par les acheteurs publics, une standardisation des formats des flux sera nécessaire, et à terme, obligatoire si les acheteurs publics ne veulent pas se voir opposer des contraintes techniques ainsi que des contraintes financières de la part des éditeurs.

L’une des actions soulevées par le Plan de la transformation numérique est donc la création d’un cadre d’interopérabilité des SI de la commande publique. Cette action ne pourra être possible qu’en déterminant les orientations d’interopérabilité technique et éviter que les multiples formats utilisés par certains éditeurs de solutions gravitant dans le domaine de l’achat public freinent la mise en œuvre des projets de transformation numérique de la commande publique et de digitalisation de la fonction achat. Ainsi, les voies de l’utilisation de formats de type JSON (données essentielles des marchés publics) ou encore du protocole / flux PES V2 (Protocole d’échange standard), qui constitue la seule modalité de transmission des pièces justificatives dématérialisées au comptable public, pourront être privilégiées puisque largement répandus.

Le PES permet la dématérialisation des titres de recette, des mandats de dépense et des bordereaux récapitulatifs dès lors que les flux sont signés électroniquement, puis le transport des pièces justificatives dématérialisées lorsque la collectivité veut atteindre une dématérialisation totale de ses échanges avec le comptable de la DGFiP.

Grâce au futur PES Marché, les acheteurs publics pourront transmettre à la DGFiP les données essentielles des marchés publics, les données de recensement, des données complémentaires d’évolution contractuelle ainsi que toutes les pièces justificatives de marché afin d’alimenter le comptable public pour l’exécution financière du marché ; ETALAB pour la publication des données essentielles des marchés publics sur le profil acheteur de chaque acheteur public et le site de l’Observatoire Economique pour les données de recensement.

Le PES Marché promet donc une simplification conséquente pour les acteurs de la commande publique dans la transmission de leurs données et la satisfaction de leurs obligation de publication. Des acheteurs publics, comme la Ville de Lyon, sont pionniers dans la mise en œuvre de ce flux depuis leur système d’information achat et solution de gestion des marchés publics LIAWEB.

La simplification des échanges n’est heureusement pas seulement au bénéfice des acheteurs publics mais également au bénéfice des opérateurs économiques candidats par le croisement des données disponibles.

Simplification des échanges entre acheteurs publics et candidats grâce au DUME et au dispositif « Dites-le-nous-une-fois »

La simplification de la mise en œuvre de la commande publique passe évidemment par la facilité d’accès à la réponse aux consultations et aux échanges de données avec les acheteurs publics. Aussi, la nouvelle réglementation porte des novations majeures et utiles comme l’absence d’obligation de signature dématérialisée des offres en phase de consultation ainsi qu’aujourd’hui le mode de candidature avec le e-DUME.

Document existant depuis la Directive 2014/24/UE sur la passation des marchés publics, le DUME était très peu utilisé en France, particulièrement à cause de son format, de son graphisme et de l’appréhension de son utilisation par les acheteurs publics. Malgré cela, ces derniers sont obligés à partir du 1er avril 2018 de recevoir les e-DUME, indépendamment du montant du marché concerné.

Ce document, dont la valeur probante est le format .XML, sera à l’avenir une version simplifiée du Dume papier de la Commission européenne, intégrant toutes les fonctionnalités du service MPS et disponible 24h/24, 7 jours/7 selon la DAJ. Ce dispositif a donc à l’avenir pour ambition de remplacer tous les modes de candidatures et permettre de simplifier la saisie des données par les candidats et améliorer significativement le traitement des données par les acheteurs publics afin de simplifier également les échanges entre acteurs de la commande publique.

La production du « e-DUME » pour chaque consultation est de plus désormais intégrée au sein des fonctionnalités des systèmes d’information achat dédié au secteur public.

La simplification des échanges entre candidats et acheteurs publics passe également par le dispositif MPS et le principe du « Dites-le-nous une fois », énoncé par l’article 53 du décret du 25 mars 2016 qui s’applique de manière élargie à l’ensemble des procédures de marchés publics.

Couplé avec un outil de gestion de la relation fournisseur et une base documentaire associée, accessible aux tiers et donc modifiable par ceux-ci, ce principe du « Dites-le-nous une fois » peut facilement être mis en œuvre ce qui est déjà le cas au sein de collectivités disposant de ces fonctionnalités intégrées au SI Achat.

Le plan de transformation numérique ne développe pas plus largement les autres moyens de mise en œuvre de la simplification, néanmoins, les autres axe du plan nous laisse imaginer de nombreuses ouvertures par le biais d’aménagement réglementaires dans les années à venir et de toute manière avant 2022.

Les problématiques de numérisation de la chaîne achat / marchés dans le secteur public disposent déjà de réponses. Face aux défis présentés par le Plan de transformation numérique de la commande publique, Ordiges propose des solutions qui permettent d’y faire face. 

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