plan de transformation numérique de la commande publique

Par Romain KABELIS
Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence
 Adèle KRAWCZYK 
Assistante Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence

Mise en œuvre depuis plus de dix ans, la transformation numérique de la commande publique va franchir un nouveau cap avec les actions qui seront menées au titre du Plan de transformation numérique 2017-2022.

Ce document, publié sur son site internet par la DAJ au début du mois de janvier 2018, énumère et précise les travaux de la transformation numérique que souhaite mettre en place le Ministère de l’Economie et des Finances jusqu’en 2022.

Transformation numérique de la commande publique : un enjeu stratégique

La commande publique est un des champs privilégiés d’expérimentation de la dématérialisation ; notamment depuis 2004 avec l’impulsion des directives « marchés publics » qui rendaient obligatoires, pour les marchés supérieurs aux seuils européens, la transmission et la publication des avis de publicité et la mise en disposition des documents de consultation par voie électronique.

Loin de n’être qu’une série de contraintes imposées aux acheteurs publics, la dématérialisation de la commande publique est surtout une excellente manière de gagner en efficacité : elle permettrait une réduction comprise entre 5% et 20% du coût administratif des mises en concurrence pour les administrations publiques.[1]

La transformation numérique de la commande publique implique de la part de ses acteurs, notamment des acheteurs publics, des évolutions de compétences, d’organisation et surtout de pratique en conduisant toutes les démarches possibles pour adopter une culture de l’achat performant et numérisé.

Le Plan de transformation numérique de la commande publique se divise, pour cela, en cinq axes que nous vous présenterons successivement au titre de différents articles : simplification des usages, renforcement de la transparence de la commande publique, une gouvernance lisible, une interopérabilité institutionnalisée et un archivage électronique cohérent, sûr et accessible.

Axe gouvernance  du plan de transformation numérique de la commande publique : décryptage

Afin de faire face aux transformations prévues par le Plan, qui deviendront à terme des obligations, il est essentiel de se doter d’outils numériques efficaces et de développer la culture de l’achat public numérisé.

Mise en place d’outils de formation innovants pour accompagner les acheteurs dans leurs démarches et mener une politique de développement de la digitalisation de la fonction achat

Le premier axe du Plan de la transformation numérique concerne le développement des compétences et l’accompagnement des acteurs dans la transformation numérique de la commande publique.

Pour cela, les fiches techniques de la DAJ présentes sur son site internet sont de véritables guides pratiques de la mise en œuvre du droit, utiles pour innover dans la mise en œuvre d’une politique d’achat public performant et la transformation numérique.

Un autre moyen soulevé par le Plan de la transformation numérique de la commande publique est la formation des acheteurs et des entreprises. Par exemple, les formations du CNFPT pour les acheteurs publics territoriaux seront complétés pour aborder les sujets de la transformation numérique. D’autres outils innovants seront mis en place pour accompagner les acteurs de manière personnalisée et constante et notamment des formations en ligne (e-learning, l’autoformation en ligne, webinaires proposés par les éditeurs de SI Achat comme Ordiges).

Avec cet axe, la DAJ cherche à conforter la volonté des acheteurs de procéder à un changement de culture de la pratique de la commande publique, en culture de l’achat public performant et numérisé, car cette volonté est malheureusement et le plus souvent mise à mal par certains a priori : peur de la perte de son emploi / poste, frein au changement de ses habitudes de travail, crainte de la complexité et de la lourdeur…

La mise en commun des outils et des applicatifs doit donc s’assortir du développement des compétences et de l’accompagnement des acteurs de la commande publique. Ainsi, un directeur projet, investi de sa mission par le Premier ministre et placé auprès de la DAJ, a été nommé.

Depuis le début de l’année 2018, la mission Etalab coordonne également la politique d’ouverture et de partage des données publiques et plus particulièrement des données essentielles des marchés. Cette mission qui coordonne les groupes de travail avec les services de la DAJ, DGFIP, l’AIFE, travaille plus particulièrement sur la transmission des données du recensement, des données essentielles des marchés et des pièces jointes pour l’exécution financière du marché grâce au Protocole d’Echange Standard pour les marchés publics et les concessions (PES Marché) qui est la finalité de la digitalisation de l’achat public, vecteur de performance.

Mutualisation des moyens : un levier de développement de la transformation numérique de la commande publique

En sus des contraintes morales et culturelles, les acheteurs publics au sein des collectivités territoriales, de leurs établissements publics, des hôpitaux et des services de l’Etat, se trouvent confrontés à des contraintes budgétaires lorsqu’il s’agit d’investir dans la dématérialisation de l’ensemble de la chaîne achat.

Afin de faire face à ces difficultés, la mutualisation des outils, des moyens, des applicatifs et des bonnes pratiques tend à devenir la solution la plus efficace au regard de la répartition de la charge financière et morale du projet de digitalisation de la fonction achat.

Pour exemple, la Communauté urbaine de Dunkerque (CUD) a lancé un Dialogue compétitif pour l’attribution d’un accord-cadre mono-attributaire utile au déploiement d’un Système d’Information Achat (SI Achat). Cette consultation mutualisée par le biais d’un groupement de commandes des entités membres de la Communauté Urbaine a permis de satisfaire le besoin de numérisation de la chaîne achat/marchés pour toutes les entités, grandes et petites mais également d’aller plus loin en permettant de trouver d’autres foyers de mutualisation des achats et en proposant aux opérateurs économiques un point d’entrée unique, des clausiers communs uniformisés sur le territoire communautaire…

Cette dynamique de mutualisation du SI Achat a également été mise sur pied par les Métropoles de Montpellier, Toulouse, Strasbourg et Nantes, mais aussi par la Métropole d’Aix-Marseille Provence sur des aspects de recensement du besoin à des fins d’identification des foyers de mutualisation.

N’oublions pas que l’Etat propose également des moyens mutualisés dont le premier pas a été la création du BOAMP et la mise en place de profils acheteurs mutualisés pour les consultations. Aujourd’hui, fruit de cette dynamique, les éditeurs proposent des sites concentrateurs d’annonces de marchés publics mis en œuvre par certaines collectivités territoriales comme par exemple celui du Conseil Départemental de l’Oise.

Les problématiques de numérisation de la chaîne achat / marchés dans le secteur public disposent déjà de réponses. Face aux défis présentés par le Plan de transformation numérique de la commande publique, Ordiges propose des solutions qui permettent d’y faire face.

Découvrez notre SI Achat : LIAWEB qui permet de passer, suivre et exécuter vos marchés en pleine conformité avec la réglementation de manière numérisée, conviviale, interfacée avec les solutions de profils acheteurs et de gestion financière dont vous disposez !

A travers notre prochain article, découvrez la présentation de l’axe de simplification du Plan de la transformation numérique. Nous restons à votre disposition pour une démonstration de notre solution SI Achat LIAWEB. 

[1] Commission européenne, « Des économies pour l’Europe: vers des marchés publics entièrement électroniques en 2016 », 20 avril 2012 (http://europa.eu/rapid/press-release_IP-12-389_fr.htm?locale=fr)