Tous les ans, la commande publique représente un poids considérable se comptant en milliard d’euros soit près de 9% du PIB. La précision et la réglementation des marchés publics est d’autant plus importante que les organismes publics doivent la respecter et la suivre à la lettre.
A cela s’ajoute le choix du bon fournisseur. C’est pourquoi, il est extrêmement important de passer avec soin un appel d’offres, et ainsi, sélectionner la meilleure offre adaptée au(x) besoin(s) initiaux. La qualité des réponses dépend de la qualité de l’offre initiale.
A travers cet article, nous allons revoir les fondements d’un appel d’offres : définition, composants, processus
Qu’est qu’un appel d’offres ?
L’appel d’offres ou RFP (Request For Proposal) correspond à la procédure permettant à un commanditaire, autrement appelé maître d’ouvrage, de demander une cotation relative à un besoin ou projet auprès de divers soumissionnaires ou fournisseurs, dans le but de développer son activité.
Suite à la réception de l’appel d’offres, les sociétés soumissionnaires feront des propositions les plus adéquates au projet tout en étant les plus attractives possible. L’ensemble des propositions sont d’ordres commerciales et chiffrées afin de répondre au mieux au cahier des charges de l’entreprise ou organisme commanditaire.
Le commanditaire choisit alors l’entreprise la plus à même d’effectuer la prestation de travaux, fournitures ou services.
L’élaboration d’un appel d’offres doit être simple à lire et facile à comprendre pour les prestataires externes.
Comment envoyer un appel d’offres ? Il existe trois modes :
- Diffusion électronique d’un avis de marché via un service électronique d’appels d’offres du gouvernement
- Envoi de l’appel d’offres ou demande de proposition directement aux entreprises inscrites dans une liste de fournisseurs compétents
- Diffusion de l’avis de marché dans les journaux spécialisés ou professionnels
A noter, les appels d’offres supérieurs à 90 000€ doivent obligatoirement être diffusés par le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP).
Les 5 composants d’un appel d’offres.
- Introduction
Objet
Résumé des principaux points
Énoncé avec dates échéances
Termes
- Exigences
Mention des besoins spécifiques aux besoins
(taille, capacité, autres…)
- Critères de sélections
Explication des conditions de notation
- Échéanciers
Date limite d’acceptation des offres
Temps nécessaire à l’analyse
Date de réponse (favorable ou défavorable)
- Processus
Description du processus global de l’envoi de l’appel d’offres jusqu’à la phase de sélection
Le processus d’un appel d’offres en 5 étapes
Pour mieux formuler un appel d’offres, il est également important de comprendre son fonctionnement dans sa globalité.
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Étape 1 : La rédaction
Avant de rédiger un appel d’offres, il est préférable d’effectuer une analyse interne à votre organisme pour permettre la meilleure définition du besoin, de ses exigences et conditions. Il est également recommandé d’harmoniser les critères de sélection des offres comprenant la comparaison, l’évaluation et le classement des différentes propositions. Cette communication est à privilégier pour prendre en compte les besoins de l’ensemble des membres d’une organisation et ainsi, assurer la réussite du processus dans son intégralité.
Une fois l’ensemble des besoins définis, il faut rédiger les documents de consultation avec précision. En effet, plus le cahier des charges est précis et détaillé, plus les réponses seront adaptées. Un appel d’offres doit-être explicite, simple et facile à lire.
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Étape 2 : La publication
Il faut par la suite s’assurer de la bonne diffusion de son appel d’offres, et s’il s’agit d’une candidature spontanée ou restreinte à l’attention des prestataires déjà identifiés.
Lors de cette publication, il est important d’intégrer un planning réaliste comprenant les dates clés comme la date limite de retour des propositions, le temps d’analyse des offres, la date pour rendre les réponses aux candidats et les délais de livraison pour l’entreprise retenue.
Ces informations sont nécessaires pour permettre aux prestataires de décider s’ils souhaitent poser leur candidature.
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Étape 3 : L’analyse
Pour mieux étudier et comparer les offres de façon objective, il est conseiller de répertorier sur une liste les sélections à vérifier, basée sur les critères préalablement mentionnés aux soumissionnaires lors de la publication. Ces critères doivent être évalués, classés et pondérés selon leur importance dans le but d’atteindre la performance globale des services ou produits demandés.
Chaque offre doit être analysée par des personnes compétentes, maitrisant les thèmes, les contenus et les objectifs initiaux de l’appel d’offres.
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Étape 4 : La sélection
Une fois la phase d’analyse réalisée, l’organisme commissionnaire sélectionne 2 à 3 prestataires. Ils devront alors présenter lors d’une soutenance leur offre et défendre leurs services devant l’organisation acheteuse. Les commissionnaires peuvent également demander un témoignage client (Proof of concept). Lors de cette étape tous les points sont abordés notamment le prix, les conditions contractuelles… Une fois le prestataire sélectionné, un contrat est alors élaboré entre les partis par un avocat. L’annonce est alors envoyé au prestataire pour signature du contrat. S’en suivra la notification au marché.
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Étape 5 : L’évaluation
Une évaluation durant et après le processus est conseillée pour permettre à l’organisme commissionnaire d’évaluer le fonctionnement du processus, les échanges, la prestation de(s) fournisseur(s). En effet, des changements et réajustements sont plausibles durant l’exécution du contrat afin de répondre au mieux aux objectifs initiaux. Ce suivi effectué par une équipe mandatée servira de base pour l’optimisation des futurs appels d’offres mais également de vérifier si le budget alloué respecte les besoins émis dans l’avis de marché.
Vous l’avez compris l’élaboration d’un appel d’offres est un processus complexe requièrant beaucoup de précisions. Notre logiciel Lia vous aide tout au long du processus de passation d’un marché public et va encore plus loin grâce à ses modules transversaux tels que le recensement des besoins, la programmation achats, les workflow d’approbations mais encore la personnalisation documentaire.
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Source : Efficrm, Service Futures, Dynamique Mag
Rédigé par Claire Collin – Chargée de Marketing & Communication
