La vie d'un contrat commence à sa signature !

- Gardez l'essentiel des contrats à portée de main

- Gagnez en efficacité grâce à un outil de centralisation

- Personnalisez le suivi des contrats à vos besoins

Coozy-S4C: logiciel de gestion des contrats

Nos atouts

Coozy-S4C est une solution logicielle qui, au-delà du suivi des contrats et de leur dématérialisation, gère toute l’information sur les contrats.

Plateforme puissante et extrêmement personnalisable, Coozy-S4C s’adapte aux façons de travailler de chaque utilisateur et favorise la collaboration en autorisant un nombre illimité de collaborateurs. Dématérialisez et centralisez tous vos contrats sur une même plateforme en toute sécurité. Vous retrouverez facilement n’importe quel contrat ou information liée à vos contrats et ne raterez plus aucune échéance.

Contrats

Echéances & Planning

Historiques & traçabilité

Recherches

Utilisateurs

Reporting & listes

Marqueurs

Workflows

Sécurité

Vos bénéfices

ROI rapide : maîtrise des coûts, économies d’échelle

Donnez la main aux opérationnels

Mise en oeuvre immédiate

Ergonomie : utilisation intuitive

Liens entre contrats et avec les objets

Référentiel unique

Maîtrise des échéances

Vision globale sur les activités

Gain d’efficacité: dématérialisation, centralisation , recherches rapides, etc.

Coozy-S4C en Web, SaaS ou Installé

EDITION & CREATION DE CONTRATS

Dématérialisation du contrat

Saisie rapide ou complète des contrats

Journal de communication par contrat et général

Création d’alertes illimitée

Alertes via e-mails

Vue rapide de toutes alertes

Création de points d’attention via la fonction « Zoom » et « Fluo »

BIBLIOTHEQUE DE CONTRATS

Arborescences personnalisables

Champs de recherches

Vue rapide des détails de contrats et points importants

Suivi et vue sur les contrats et objets liés, documents, litiges…

Gestion des contrats type

Tableaux de bord

SPEND INTELLIGENCE

Reporting personnalisable et export Excel

Historique des modifications

Tableaux de bord personnalisables

Visualisation planning et assignation des tâches

PARAMETRAGE FACILE

Gestion d’accès des utilisateurs (illimités)

Accès sécurisé et droits par utilisateur

Création de workflows d’approbation simple

Tableaux de bord paramétrable

Champs obligatoires à la création de contrats

Champs spécifiques par type de contrat

Vos enjeux

Nos atouts

Contrats

Afin d’assurer une meilleure gestion des contrats, centralisez vos contrats, vos données standards structurées et vos données personnalisées (personnalisez vos champs). Cette centralisation est renforcée grâce à une dématérialisation/numérisation des documents, contrats et données. Coozy-S4C vous permet également d’avoir une :

Gestion de contrats et documents en ligne : ajoutez tous types de pièces jointes, annotez et surlignez vos documents et contrats, gérez des points d’attention.

Gestion des informations liées : créez et gérez des liens entre les contrats, objets liés, articles liés, utilisateurs liés, gestion des offres concurrentes.

Gestion d’archivage: multi-site, multi-société, en arborescence.

Recherches

Gagnez en temps et en efficacité grâce aux champs de recherche. Ceux-ci vous permettront de réaliser des recherches complexes et d’avoir un accès rapide et facile à l’information nécessaire dans une grande masse d’informations.

Recherches multicritères : champs standards ou/et personnalisés, recherches sauvegardées, création de favoris.

Recherches par arborescence.

Filtres et export : nombreux filtres sur vos listes, export des données.

Echéances & Planning

Gardez vos échéances sous contrôle et optimisez votre pouvoir de renégociation grâce à l’échéancier et au planificateur efficace. Ils vous permettront d’avoir une visibilité immédiate de vos échéances et de gérer vos remplaçants. Vous partez en congé ? Désignez le collègue qui suivra les contrats en votre absence.
Mettez en place des alerteurs afin de ne plus rater aucune échéance :

Nombre illimité d’alertes.

Boîte à alertes toujours à portée de clics : Glissez-déposez les alertes sur les champs de votre choix.

Alertes par e-mail (personnalisable).

Marqueurs

Boîte à marqueurs fluos intégrée : écrivez vos commentaires et surlignez les paragraphes importants directement dans un document numérisé, collaborez sur un même document.
Recherche avec la Boîte à marqueurs : retrouvez directement l’info que vous ou vos collègues aurez surlignée dans un document numérisé.

Utilisateurs

Avec Coozy-S4C vous pouvez créer un nombre illimité d’utilisateurs. La gestion avancée des utilisateurs et l’octroiement d’un accès sécurisé et des droits vous offrent une maîtrise complète de la confidentialité. Cette gestion peut se faire par droits ou par profils.

Workflows

Définissez librement les circuits d’approbation car ils sont facilement personnalisables. Assignez à un ou plusieurs contrats à la fois par simple glisser-déposer. Les nombres d’étapes du circuit est également illimité et leur intitulé, personnalisable.
Les communications entre utilisateurs et le planning des tâches se font :

Via le portail.

Via chaque fiche de contrat.

Via le journal des communications.

Historique et traçabilité

Il est important de pouvoir garder une trace de toutes les modifications apportées dès l’encodage du contrat afin d’assurer uneoptimalisation collaborative de la gestion de contrats de votre entreprise. Toute l’historique de vos contrats est visible et vous accédez directement à l’information recherchée :

Historique des encodages.

Journal des modifications et suppressions.

Journal des communications entre les utilisateurs.

Consultation de l’historique sur un seul champ sélectionné.

Consultation sur l’ensemble des champs.

Reporting & Listes

Coozy-S4C vous permet d’exporter et d’imprimer les listes filtrées : par exemple, liste des contrats RH pour le Manager ou tous les contrats de maintenance pour le Manager IT, le montant des contrats passés chez ce fournisseur, les échéances pour le mois. Des rapports standards sont disponibles mais vous pouvez également procéder à :

Des rapports personnalisables.

Des affinages par filtres.

Des exports de données.

Sécurité

Coozy-S4C est disponible en mode SaaS ou en Installé sur votre serveur. Développé avec les dernières technologies de pointe, vous avez accès aux plateformes à partir de tout navigateur. Le logiciel comprend :

Une gestion avancée des utilisateurs et des droits.

Des disponibilités et des mises à jour.

Une stabilité et expérience en gestion de contrats.