Category Archives: Non classé

lettre de rejet-candidats évincés-commande publique

Les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents soumis au droit d’accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.

Une fois le marché signé, les documents comportant la procédure de passation perdent leur caractère préparatoire, et deviennent, en principe, communicables à tout personne qui en fait la demande, y compris à un candidat évincé.

Les demandes d’informations des soumissionnaires évincés peuvent être contraignant pour les acheteurs, surtout lorsque ces derniers pensent avoir tout dit à l’opérateur économique lors de la lettre de rejet.

Découvrez les éléments et quelques conseils pour notifier aux opérateurs économiques les motifs de rejet de son offre.

1. Notification de décision d’attribution du marché ou de l’accord-cadre

L’information des candidats non retenus à l’issue d’une procédure de marché public constitue une formabilité essentielle d’achèvement de la procédure, tant en vertu du principe de transparence qu’au regard des voies de recours ouvertes aux destinataires, contre la procédure ou contre le contrat lui-même.

Le code des marchés publics prévoit 2 types d’information :

  • l’information immédiate des candidats, dès que l’acheteur public a fait son choix sur une candidature ou sur une offre
  • l’information à la demande des opérateurs économiques ayant participés à la consultation

2. Focus : envoyer une lettre de rejet dans le cadre de la « full Démat » des marchés publics

L’acheteur doit notifier sans délai chaque candidat ou soumission de sa décision de rejeter sa candidature ou son offre. Cette notification s’effectue via une lettre dite « de rejet » comprenant les informations suivantes :

  • La décision de rejet de l’offre et les motifs détaillés de ce rejet
  • Le nom du ou des attributaires et les motifs ayant conduit au choix de leur offre
  • La durée du délai minimal que va respecter l’acheteur avant de signer le marché ou l’accord-cadre

Toutefois, les informations détenues dans la lettre de rejet sont différentes selon la procédure utilisée.

En effet, pour les marchés publics passés selon une procédure adaptée, l’acheteur communique généralement le classement de l’offre du candidat avec ses notes mais sans plus de détail. Tandis que lors d’une procédure formalisée, l’acheteur, dans ce courrier, doit fournir des explications plus détaillées permettant de comprendre pourquoi la personne n’est pas attributaire du marché.

Notons que l’information des candidats évincés du rejet de leur offre les déliant de leur engagement, l’envoi des notifications de rejet ne doit intervenir qu’à l’issue de la vérification de la situation du futur titulaire.

Est-ce que cette notification doit-elle être effectuer de manière électronique ?

Depuis le 1er octobre, un plan d’action de transformation numérique de la  commande publique a vu le jour. Les notifications de décision dont la  lettre de rejet n’échappent pas  à cette vague de dématérialisation pour les marchés publics d’un montant égal ou supérieur à 25.000€ HT.  Le guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics, édité par la Direction des Affaires Juridiques du ministère de l’économie, conseille aux acheteurs pour sécuriser leurs correspondances, d’utiliser des outils qui garantissent l’identité du destinataire, l’intégrité du document et la réception par le destinataire, à savoir le service de courrier du profil acheteur ou un dispositif de recommandé électronique.

3. Marchés publics : quels documents peuvent réclamer les candidats écartés ?

La lettre de rejet initiale ne se suffit pas à elle-même. En effet, les candidats évincés peuvent réclamer plus d’informations lors du délai de suspension (ou de standstill) obligatoire dans les marchés et accords-cadres passés selon une procédure formalisée. Ce délai est de 16 jours à compter de la date de la notification de rejet par papier et de 11 jours en cas de notification par voie électronique.

Cependant, pour faire cette demande de documents et d’informations complémentaires, l’offre du candidat ne peut pas avoir été éliminée au motif qu’elle soit irrégulière, irrecevable ou inappropriée. Ce motif d’élimination est indiqué dans le courrier de rejet.

L’acheteur doit répondre aux demandes d’éclaircissement du candidat rejeté. L’opérateur économique à l’issu de cette réponse doit comprendre les points sur lesquels il doit s’améliorer et en quoi le concurrent gagnant a été meilleur.

Certaines informations sont couvertes par le secret industriel et commercial. Il est donc interdit aux acheteurs publics de communiquer ces informations qui seraient contraire à la loi et pourraient nuire à une concurrence loyale entre les opérateurs économiques (par exemple : le mémoire technique)

La CADA (Commision d’accès aux documents administratifs) propose un tableau récapitulatif reprenant les pièces qui, pour les marchés publics, ne posent aucune difficulté de communication, et celles qui nécessitent une analyse du risque d’atteinte à la concurrence.

4. Quelles sont les voies de recours pour les opérateurs économiques si le pouvoir adjudicateur ne respecte pas ce régime réglementaire ?

L’information des candidats évincés constitue une obligation de publicité et de mise en concurrence dont la violation est susceptible d’être sanctionnée par le juge des référés précontractuels et contractuels. Le candidat évincé peut contester le choix de l’acheteur sous un délai de recours équivalent à 16 jours pour le courrier de rejet par voie postale et de 11 jours si le courrier a été envoyé par voie électronique.

En effet, le juge de référés précontractuels peut obliger le pouvoir adjudicateur de procéder à la communication des informations par l’entreprise dans un délai qu’il détermine. Ce manquement ne peut être invoqué uniquement si la méconnaissance de l’obligation d’information a empêché l’entreprise de contester utilement le rejet de son offre.

 

La communication auprès des candidats évincés est essentielle pour être en règle dans le cadre des marchés publics ou accords-cadres. Si l’acheteur ne respecte pas ce régime réglementaire, son marché public peut être annulé et/ou des amendes peuvent être infligées.

Utiliser un outil de gestion des marchés publics permet aux acheteurs publics de prendre en compte toutes les étapes d’une bonne commande publique. Notre logiciel LIA dédié à la gestion des marchés publics vous permet de passer, suivre et exécuter en toute sécurité les marchés en plein conformité avec la réglementation de manière conviviale grâce à des interfaces évoluées qui guident l’utilisateur pas à pas.

__________________

Sources : CADA , Service-public-pro.fr , Economie.gouv.fr 

Comprendre et optimiser les achats indirects ?
Comprendre et optimiser les achats indirects ?

Aujourd’hui encore, la bonne gestion des achats continuent de représenter un critère de performance pour les entreprises. Les achats dits de « production » ont longtemps été privilégiés au détriment des achats indirects, puisque représentant une plus « forte valeur ajoutée ». Ceci, jusqu’à ce que les directeurs financiers prennent conscience des avantages liés à la maitrise de ces achats hors-production. En effet, une économie de 10% sur les achats indirects peut produire jusqu’à 50% d’augmentation de la marge brute d’une entreprise.

Ces données ont impacté les stratégies décisionnelles touchant les contrôles budgétaires et les procédures achats, afin d’améliorer la compétitivité et l’agilité des entreprises.

Cependant, que comprennent les achats indirects et commet les optimiser ?

Qu’est-ce qu’un achat indirect ?

Toutes les entreprises gèrent deux types d’achats :

  • Les achats de production autrement appelés achats stratégiques ou directs, représentent l’ensemble des achats composants un produit. Cela comprend donc les achats de matières premières, composants, produits finis, packaging,… L’ensemble des coûts générés par ces achats impactent directement le produit final.
  • Les achats indirects dits achats hors-production ou achats non-stratégiques constituent tous les achats nécessaires au bon fonctionnement des activités d’une entreprise.

Ces achats sont segmentés par famille de produits & services qui sont elles-mêmes regroupées en catégories : IT& Télécom, Facilities Management, Marketing & Communication, Ressources Humaines, Utilities, Transport & Logistique, Déplacements, Fournitures et Prestations intellectuelles.

 

Comment optimiser les achats indirects d’une entreprise ?

Pour rationaliser la gestion des achats indirects, plusieurs leviers peuvent être manipulés et ainsi agir sur la marge brute d’une organisation :

  • Centralisation des demandes

Une bonne gestion des achats passent par une rationalisation des demandes en interne avant d’entamer des démarches de négociation avec un quelconque fournisseur. Cette première étape permet aux entreprises d’éviter les dépenses superflues et ainsi, optimiser l’ensemble des commandes via un portail similaire à celui d’une boutique en ligne.

  • Analyse des fournisseurs

Après avoir centralisées les demandes de l’entreprise, il est conseillé de sourcer les fournisseurs potentiels et ainsi, sélectionner uniquement ceux répondants aux attentes tarifaires et de livraison. Cette étape appelée Sourcing, mis en place à travers un outil SRM, peut également générer 10% à 40% d’économie.

Ces deux premières démarches garantissent une meilleure négociation avec les fournisseurs pour ainsi bénéficier des offres les plus pertinentes & réalistes, en tirant parti de la centralisation des demandes et de leur volume d’achat.

  • Automatisation des processus

Une optimisation des achats indirects passe obligatoirement par une automatisation des processus alliant meilleure pratique et solutions technologiques. Ces automatisations réduisent considérablement les risques d’erreurs et impactent directement la trésorerie des entreprises grâce à des coûts indirects optimisés.  De plus, la mise en place d’un processus automatisé est rapidement rentabilisé sachant qu’en moyenne une transaction normalisée permet 50% d’économie lors d’une commande achat.

  • Opter pour une démarche achats responsables

L’automatisation des procédures permet également d’avoir une vision globale tout au long du processus et de favoriser une meilleure communication entre les différents départements pour ainsi : respecter les engagements envers les fournisseurs, éviter les coûts indirects non maitrisés mais encore détecter tous les dysfonctionnements dans le processus achats.

Ce nouveau mode de fonctionnement entrainant une meilleure gestion des achats indirects  mais, également un gain de temps, permettra aux entreprises d’approfondir leur démarche d’achats responsables en accord avec la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).

 

Quels sont les enjeux liés à l’optimisation des achats indirects ?

L’optimisation des achats indirects varient d’un secteur d’activité à l’autre et, d’une famille à une autre. Elle varie également en fonction du degré d’expertise et de certaines variables, impliquant les coûts, les leviers organisationnels et techniques:

  • L’expertise
  • Le volume des dépenses
  • Le degré de maturité en interne
  • Les solutions alternatives
  • L’envie de changement

L’application de telles mesures génèrent plusieurs bénéfices :

  • Un gain de trésorerie
  • Une meilleure maîtrise de la marge
  • L’amélioration de la qualité des produits

Cependant, plusieurs facteurs viennent justifier pourquoi, certaines entreprises et/ou organisations n’ont pas encore intégré cette gestion des achats indirects :

  • Des ressources dédiées limitées
  • Une relation historique avec des fournisseurs qui impliquent un sentiment d’engagement et de fidélité

 

Même si les directeurs financiers intègrent la gestion des achats indirects dans la gestion globale des achats d’une entreprise, les leviers ne sont pas encore tous exploités de façon optimale.

Notre solution ASK&GO dédiée à la gestion des achats répond à vos défis de performance en intégrant l’ensemble de vos achats.

 

Sources : Les Echos , Magazine-Décideurs

2018, fini les procédures papiers, place à la dématérialisation.

La réforme du droit de la commande publique initiée le 1er avril 2016 va prendre un nouveau virage avec la dématérialisation des procédures de passation et d’exécution des marchés. En effet, l’obligation de dématérialisation de la commande publique entre en vigueur le 1er octobre 2018, cela signifie que :

  • Les acheteurs devront mettre à disposition gratuitement sur leur profil acheteur l’ensemble des documents de la consultation ;
  • Toutes les communications et échanges d’informations devront s’effectuer uniquement par voie électronique ;
  • La signature manuscrite sera remplacée par la signature électronique et ne sera nécessaire que pour l’attributaire du marché, sauf demande contraire de l’acheteur.
  • Le dépôt de candidatures et offres devra se faire électroniquement ;
  • Deux mois après la notification du marché public à l’attributaire, l’acheteur devra publier les données essentielles du marché sur son profil acheteur (c’est-à-dire les données liées à la passation du marché, à son attribution ainsi que toutes modifications ultérieures du marché).

Il s’agit donc d’un changement important au sein des marchés publics qui concerne toutes les collectivités et entreprises. Découvrez en vidéo en quoi consiste la 100% démat’ des marchés publics en 2018.

Dans un contexte de montée en puissance de la notion de « digitalisation », la commande publique suit le mouvement et adapte ses obligations réglementaires. L’objectif du Ministère de l’économie et des finances est la dématérialisation totale des marchés publics d’ici 2022 afin de rendre la commande publique plus simple, plus efficace et plus sécurisée. Pour ce faire, la DAJ a mis en place un plan de transformation numérique divisé en 4 axes.

Ordiges accompagne ses clients depuis de nombreuses années dans la digitalisation de leur processus achat. C’est donc tout naturellement qu’Ordiges adapte et fait évoluer son logiciel LiaWeb en fonction des nouvelles exigences dictées par la plan de transformation numérique. Ainsi, l’utilisation de notre solution permet de gérer du recensement des besoins à l’archivage du marché en passant par  la rédaction de la consultation, la publication dématérialisée, l’analyse, l’attribution et l’exécution du marché et ce grâce des interfaces avec vos profils acheteurs, avec des parapheurs électroniques, etc.

Découvrez notre solution full web de gestion des marchés publics LIA qui vous permet de passer, suivre et exécuter en toute sécurité les marchés en pleine conformité avec la réglementation de manière conviviale, grâce à des interfaces évoluées qui guident l’utilisateur pas à pas.

signature électronique, un nouveau pas vers la dématérialisation des marchés publics
signature électronique, un nouveau pas vers la dématérialisation des marchés publics

La signature électronique est aujourd’hui incontournable, notamment pour répondre aux marchés publics car la dématérialisation va devenir la norme.  Cependant, mettre en place une signature électronique demande un certain nombre de préalables. C’est pourquoi, les textes législatifs actuels ne rendent pas l’usage de la signature électronique obligatoire. Mais la Direction des affaires juridiques de Bercy l’encourage vivement. En réponse à cet encouragement, nous mettrons en avant, à travers cet article, la définition, les atouts, les étapes et outils nécessaires ainsi que quelques conseils pour mettre en place la signature électronique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Avant d’adopter la signature électronique, encore faut-il savoir de quoi il s’agit concrètement. Tout d’abord, il est important de noter que la signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite en référence au Code civil.

En résumé, la signature électronique est un procédé technique dans lequel une personne appose son accord à valeur juridique sur un document juridique (fichier texte, tableur, PDF, jpg, XML,…).  Tout comme dans la signature manuscrite, 3 items sont réunis : le document, la signataire et l’outil de signature.

L’outil de signature utile pour une signature de type numérique est le certificat électronique. Celui-ci est généralement installé sur une clé USB, une carte à puce, une carte d’identité,…

La signature électronique : une démarche en cohérence avec la dématérialisation totale des marchés publics

L’absence d’obligation de recours à la signature électronique n’interdit pas d’y recourir. En effet, la signature électronique est hautement recommandée car elle permet de maintenir le caractère dématérialisé du contrat entre les deux parties. Elle évite donc la rupture de la chaine de dématérialisation exigée à partir du 1er octobre 2018 (toutes communications et échanges d’informations de la procédure de passation doivent être dématérialisés).

De plus, la signature électronique va encore plus loin que la signature manuscrite : en scellant l’ensemble du document lors de son apposition, elle garantit l’intégrité. Par contre, une signature manuscrite apposée dans un document imprimé, puis scanné, ne donne pas la qualité d’original du document. Effectivement, le document peut être modifié après signature sans que les modifications soient signalées, l’intégrité n’est donc pas garantie.

En résumé, signer électroniquement permet de garantir :

  • L’identité de la personne : une signature électronique ne peut être copiée ou falsifiée. Un certificat permet de sécuriser le titulaire et son utilisation de la signature
  • L’intégrité du document : une fois signée, le document ne peut modifiée. Toute modification serait directement signalée.

Outre ces quelques atouts, la signature électronique présente plusieurs avantages tels que :

les avantages de la signature électronique dans la dématérialisation des marchés publics

Les outils et étapes nécessaires pour signer électroniquement les marchés publics

Quels outils disposer pour signer numériquement ?

2 outils sont nécessaires pour signer par voie électronique :

  • Un certificat de signature électronique : la signature électronique est considérée comme sécurisée grâce à l’achat d’un certificat auprès d’un prestataire qualifié et conforme au règlement n°910/2014 nommé « eIDAS » . En effet, à compter du 1er octobre 2018, la certification ne doit plus être conforme au référentiel général de sécurité (RGS).  Pour les acheteurs disposant déjà d’un certificat « RGS », le nouveau arrêté du 12 avril 2018 laisse la possibilité d’utiliser celui-ci jusqu’au terme de sa période de validité.
  • Un outil de signature : pour signer les documents liés à vos marchés publics, un outil va vous permettre d’apposer votre signature. Les formats de signature électronique acceptés dans les marchés publics sont restreints par l’Article 3 de ce nouvel arrêté du 12 avril 2018: XAdES, CAdES ou PAdES.

Comment obtenir un certificat de signature électronique conforme ?

Pour être en conformité, il faut acheter une signature électronique au minimum avancée selon le règlement eIDAS. Etant donné que la commande publique concentre à la fois des enjeux économiques et juridiques importants, seulement 2 types de signatures sur 4 du règlement européen eIDAS sont autorisées :

  • Soit la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3)
  • Soit la signature électronique qualifiée (niveau 4)

Selon cette autorisation, pour obtenir un certificat, 3 étapes sont essentielles:

  1. Sélectionner le prestataire de confiance. Pour faciliter votre choix, une liste a été publiée par l’ANSSI.
  2. Envoyer un prestataire :
  • une copie de la pièce d’identité du bénéficiaire du certificat avec signature à la main attestant la conformité de l’original
  • Une copier de la pièce d’identité du représentant légal de l’entité avec mention spécifique et signature manuelle pour attester la conformité de l’original
  • Un formulaire à remplir fourni par le prestataire
  1. Organiser la remise du certificat en face à face. Pour certifier l’identité de la personne ainsi que sécuriser la remise, l’eIDAS conseille que le prestataire restitue en main propre au bénéficiaire le certificat de signature électronique. Le règlement eIDAS n’exclut pas d’autres modes de remises sécurisées, le mode de remise peut donc différer selon les prestataires.

Qu’implique réellement le passage à la signature électronique pour les acheteurs publics ?

Si la signature électronique des documents a  pour vocation à remplacer, petit à petit, la signature manuelle et que l’étape « matérielle » ne pose véritablement pas de problèmes juridiques, ce passage peut amener quelques difficultés aux acheteurs publics.

En effet, depuis l’entrée en vigueur du décret n°2016-360 du 25 mars 2016, seule l’offre finale qui constitue le contrat définitif et les décisions doivent être obligatoirement signées. Cependant, l’acheteur public peut toutefois demander que tous les autres documents soient signés. Pour neutraliser cette complexité, il est important que l’acheteur public indique clairement dans les documents de consultation : quels documents doivent être signés, quels sont les formats de signatures admis, et si utilisation de la signature électronique, quels certificats de signatures sont autorisés.

Dans le même ordre de difficulté, l’acheteur public doit rejeter les offres signées au moyen d’un certificat électronique qui n’est plus valide. En effet, il appartient à l’acheteur public de vérifier l’identité du signataire, l’appartenance du certificat aux catégories dictées par le règlement eIDAS, le respect du format de signature, la date de validité du certificat ainsi que l’intégrité du document signé. Pour faciliter cette étape de vérification, le profil acheteur ou la plateforme de dématérialisation permettent d’automatiser cette procédure à l’exception de la vérification de l’identité du signataire.

La Direction des affaires juridiques de Bercy, à travers son guide pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs donne également quelques conseils :

  • Ne pas exiger la signature électronique des entreprises dans vos documents de la consultation si vous n’êtes pas prêts
  • Eviter qu’une partie signe électroniquement et que l’autre partie signe manuellement un document car cette façon de faire aurait pour conséquence de transformer l’orignal en copie et donc de créer un contentieux sur l’intégrité du document.

La législation française et européenne met en avant la signature électronique, dans le but d’accroitre la transparence et la simplification des procédures au sein des marchés publics. En effet, la signature électronique permet de clôturer la boucle de la full démat de la chaine « achat public ». Il faut donc maintenant laisser place au temps et à la pratique, pour que les acheteurs publics intègre celle-ci dans leurs mœurs et qu’elle devienne à terme le relais de la signature manuelle.

Ordiges accompagne ses clients sur toutes leurs démarches relatives à la dématérialisation des achats publics grâce au développement d’une solution paramétrable avec de nombreux partenaires dont des parapheurs électroniques. Envie d’en savoir plus ?

Découvrez notre solution de gestion des marchés publics, LIA  

 

Sources : EUR-LexLegiFrance , Economie-gouv

Recensement des besoins des marchés publics

Le corpus réglementaire posant la nouvelle réglementation des marchés publics impose dès ses premiers articles l’obligation aux acheteurs de définir leur besoin. L’article 30 de l’ordonnance 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics présente à ce titre que « La nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant le lancement de la consultation […] ». [1] L’article 21 du décret 2016-360 du 25 mars 2016 précise quant à lui les modalités de computation des seuils.

Afin de mieux comprendre les incidences de ces obligations réglementaires, nous verrons dans les développements suivants ce qu’est le recensement des besoins dans les marchés publics, et en quoi il est indispensable aux acheteurs publics. Nous présenterons enfin des méthodes de recensement des besoins à appliquer dans vos structures !

Le recensement des besoins dans les marchés publics

Afin de comprendre ce qu’est le recensement des besoins des marchés publics, il convient tout d’abord de définir le terme « besoin » au sein du cadre réglementaire des marchés publics.

Cette notion concerne tous les besoins d’un acheteur public dans le cadre de son activité et de ses compétences ainsi que ceux nécessaire à son fonctionnement propre. Par exemple, il peut s’agir de besoins propres à un service ou lié à un projet politique.

Le recensement des besoins constitue la première étape du processus des achats publics. Pour rappel, le processus d’achats publics passe par les différentes étapes clés présentées ci-dessous :

Processus Achats Marchés Publics

Le recensement des besoins étant le point de départ du processus des achats publics, il est fondamental que sa réalisation soit bien effectuée, pour garantir, le bon déroulement des autres étapes, et la réussite ultérieure du marché.

Lors du recensement des besoins, l’organisme public se doit de prendre en considération certains aspects tels que :

  • L’analyse des besoins fonctionnels sur des critères quantitatifs (Ex : l’état de consommation)
  • Une connaissance soutenue du marché des fournisseurs
  • La distinction entre achats standards et achats spécifiques
  • Dans la mesure du possible, des préoccupations de développement durable

Enfin, il est du ressort du pouvoir adjudicateur [2] de décider, dans le cadre de sa politique d’achat, à quel niveau de la hiérarchie le recensement des besoins doit être effectué. Les besoins peuvent en effet, être définis aussi bien par la direction que par les services eux-mêmes.

En quoi est-ce nécessaire de recenser les besoins des marchés publics ?

Le bon recensement des besoins des marchés publics relève non seulement de la réglementation mais, est également considéré comme la clé de réussite pour les achats publics.

Ainsi, comme nous l’avons indiqué précédemment, le recensement des besoins impacte chaque étape du processus d’achats. Par exemple, le choix de la procédure à mettre en œuvre dépend des caractéristiques précises du besoin, il est alors nécessaire de procéder à leur bonne définition.

Par ailleurs, l’identification des besoins, permet une meilleure compréhension du projet de marché public et augmente la probabilité d’obtenir une offre pertinente, qui satisfait au maximum les besoins de l’acheteur.

Enfin, cette étape préalable aux achats permet l’anticipation des besoins et de sorte, limite les achats en urgence et non formalisés. Cela assure donc la transparence et l’égalité de traitement entre les soumissionnaires.

Quelle méthode de recensement des besoins pour des marchés publics efficaces ?

La définition des besoins se décompose généralement en 3 étapes :

  • Recensement des besoins :

Le pouvoir adjudicateur recense les besoins de l’organisation selon des critères spécifiques tels que le niveau de consommation d’un besoin similaire sur des exercices précédents. Une fois le besoin cerné, celui-ci doit être quantifié et contextualisé, c’est-à-dire que l’acheteur doit définir la quantité, le délai, le lieu d’exécution ou de livraison… etc. De cette étape, ressort donc le coût global du besoin.

  • Choix de la période :

Dans un second temps, l’acheteur doit définir à quelle période le besoin est relié. Le choix de la période dépend de la typologie du besoin. S’il s’agit d’un besoin en fournitures, le pouvoir adjudicateur devra définir s’il est relié à la période budgétaire annuelle, ou bien simplement à la durée d’un marché. Dans le cas de travaux, les besoins seront rattachés à la période d’opération des travaux. Enfin, dans le cadre de besoins contractualisés, il s’agira de la durée prévue par le contrat.

  • Classification des besoins :

Une fois les étapes précédentes exécutées, l’acheteur doit classifier ses besoins en fonction de leur récurrence. Ainsi, il va séparer les besoins ponctuels des besoins récurrents, demandant un traitement différent.

Ces 3 étapes permettent donc de définir avec précision les besoins des organismes afin d’obéir aux normes et de contribuer à la performance de leurs achats publics.

En complément à cette méthode, un outil digital fait son apparition et vient apporter de l’agilité aux achats publics. Il s’agit du sourcing (également appelé sourçage). Le sourcing est un outil qui permet aux organismes de réaliser des études de marché, d’échanger et de solliciter des avis, mais également d’informer les opérateurs économiques sur leurs projets de marché. Cela génère une meilleure visibilité sur le marché et son état, afin d’adapter leur demande. Cet outil a été approuvé par la Direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie, de l’Industrie et du Numérique qui l’inscrit comme une possibilité dans l’article 4 du décret du 25 mars 2016. Attention, toutefois, cet outil doit être utilisé dans le respect de la transparence des procédures, et de l’égalité de traitement des soumissionnaires.

La législation française impose la bonne définition des besoins dans les marchés publics, dans le but d’accroître la transparence et l’égalité de traitement entre les candidats. En plus d’être obligatoire, la bonne définition des besoins constitue une clé de réussite pour les achats publics. À cet effet, un recensement efficace des besoins est primordial. C’est pourquoi, un outil de sourcing peut être utilisé afin d’avoir une meilleure vision du marché.

Ordiges accompagne ses clients depuis plusieurs années sur toutes les démarches relatives aux achats publics, du recensement des besoins jusqu’à l’exécution des marchés. Cela permet un suivi efficace des marchés publics tout en restant en conformité avec les réglementations.

Envie d’en savoir plus ?

Découvrez ici notre solution de gestion des marchés publics, LIA.

Sources : Marche-public Economie.gouv Acheteurs-publics Intendance03 Weka Seban associés 

[1] Article 30 de l’ordonnance 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics en France, publié sur le site : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2015/7/23/EINM1506103R/jo/texte#JORFARTI000030920836

[2] Pouvoir adjudicateur : « La notion de « pouvoir adjudicateur » […] désigne tous les acheteurs publics ou privés, soumis aux règles de l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics ». https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2015/7/23/EINM1506103R/jo/texte#JORFARTI000030920836

dématérialisation marchés publics France
dématérialisation marchés publics France

En 2013, l’Union européenne redéfinit les fondements de la numérisation des achats publics à travers deux directives, 2004/18/CE et 2004/17/CE. La France, pour répondre à ces directives et à la date butoir dictée par l’Europe, adopte en décembre 2017 un plan de transformation numérique, véritable feuille de route relative aux différentes actions à menées sur les 5 prochaines années.

L’objectif de ce plan annoncé par la DAJ est clair : promouvoir l’accélération de la dématérialisation des marchés publics sur tous les maillons de la chaîne en répondant à 3 enjeux :

  • Améliorer la performance des achats publics
  • Promouvoir la transparence des contrats
  • Réaliser des économies financières

Car effectivement, selon la Commission européenne, la dématérialisation permettrait une réduction de 5 à 20 % des coûts de mise en concurrence pour les collectivités.

Mais quels sont les avantages de la dématérialisation pour votre organisation ?

  • efficacité et efficience des procédures d’achats
  • simplification administrative
  • transparence des procédures de marchés publics
  • meilleure concurrence

Alors, où en êtes-vous ?

 

 Faire le test 

open data appliqué à la commande publique

Par Romain KABELIS
Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence
 Adèle KRAWCZYK 
Assistante Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence

Mise en œuvre depuis plus de dix ans, la transformation numérique de la commande publique va franchir un nouveau cap avec les actions qui seront menées au titre du Plan de transformation numérique 2017-2022.

Ce document, publié sur son site internet par la DAJ au début du mois de janvier 2018, énumère et précise les travaux de la transformation numérique que souhaite mettre en place le Ministère de l’Economie et des Finances jusqu’en 2022.

Nous vous avons présenté dans un premier article l’axe « gouvernance » du Plan qui vise à accompagner les acheteurs publics dans leurs démarches de professionnalisation de la fonction achat et d’équipement informatique, ainsi que les axes « simplification » et « interopérabilité » dans un second article, qui portent les intérêts de la saisie unique et l’utilisation de la donnée à diverses fins et à l’alimentation de plusieurs plateformes tout en présentant des chantiers particuliers comme ceux du PES MARCHE et de l’e-DUME. Nous aborderons donc pour conclure notre analyse du plan les deux derniers axes du Plan de la transformation numérique qui concernent le renforcement de la transparence de la commande publique ainsi que la définition des modalités d’un archivage électronique sûr et accessible.

Ces deux objectifs ne peuvent être atteints qu’avec l’implication des acteurs de la commande publique ainsi que des évolutions de compétences, d’organisation et de pratique en conduisant toutes les démarches possibles pour adopter une culture de l’achat performant et numérisé. L’accompagnement des acteurs dans l’ouverture des données des marchés publics est en cela essentiel.

Axe transparence : accompagner les acteurs dans l’ouverture des données des marchés publics et les rendre accessibles en Open Data

L’exigence de transparence et d’ouverture des données de la commande publique répond aux nécessités de bonne gestion des deniers publics et de prévention de la corruption, elle est également un outil de pilotage décisionnel de l’achat efficient qui entre entièrement dans la culture de l’achat public performant et numérisé. En effet, les acheteurs publics doivent changer leurs méthodes de travail et leur mise en œuvre du droit de la commande publique pour changer de culture. Cela passe par la dématérialisation des marchés publics et certaines autres obligations qui vont entrer en œuvre dès octobre 2018.

Les collectivités territoriales auront en effet l’obligation de mettre en œuvre une démarche de publication des données essentielles des marchés publics et contrats de concessions d’ici le 1er octobre 2018 au plus tard. Une fiche technique de la DAJ est d’ailleurs particulièrement exhaustive sur la question.

Cette mesure, instaurée par l’article 34 du décret n°2016-86 relatif aux contrats de concession, par l’article 107 du décret n° 2016-360 relatif aux marchés publics, et par l’article 94 du décret n° 2016-361 relatif aux marchés publics de défense ou de sécurité, obligent les acheteurs publics de publier sur leur profil d’acheteur la liste des données essentielles de leurs marchés publics ou contrats de concessions. Cette obligation s’applique pour tous les marchés publics d’un montant supérieur à 25000€ ainsi qu’à tous les contrats de concession.

L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique fixe les modalités de publication des données essentielles des marchés publics et des contrats de concession au 1er octobre 2018 ainsi que les formats, normes et nomenclatures selon lesquels ces données doivent être publiées ainsi que les modalités de leur publication. En effet, les formats imposés des données essentielles sont les formats XML et JSON, et ce dans un souci d’interopérabilité recherchée des outils utilisés par les acheteurs publics, mais également afin de mener des études sur la commande publique et ainsi de permettre aux acheteurs publics de mieux connaître leurs pratiques d’achat, pour in fine pratiquer une politique d’achat public performant.

L’accompagnement des acheteurs publics dans cette obligation est essentiel, le Plan de la transformation numérique prévoit en ce sens l’élaboration de guides afin de les aider dans la démarche de publication des données. Certains guides sont en effet déjà en ligne, notamment sur le site internet de la DAJ, où ils proposent une boîte à outils techniques, avec les schémas JSON et XML permettant de vérifier la validité des données publiques, mais également le référentiel des données essentielles des marchés publics et contrats de concession, et une boîte à outils juridiques, dont une fiche relative aux données essentielles.

Cet accompagnement semble néanmoins insuffisant en vue des obligations qui incombent aux acheteurs publics. Se doter d’un SI Achat est une solution adéquate à ces obligations, en effet, avec les concentrations des données des marchés publics au sein d’un seul outil, la transmission des données essentielles est simplifiée. Les données saisies lors de l’élaboration de la consultation, puis la reprise des données dans le suivi de l’exécution du marché public suite au choix du prestataire sont ensuite transposées en format JSON et XML selon les référentiels imposés et peuvent ainsi être directement publiés sur le profil acheteur de l’acheteur public.

Cette démarche de transparence implique néanmoins des moyens humains et financiers que les acheteurs publics vont devoir soulever, mais également une standardisation des formats des flux.

Le Plan de la transformation numérique précise enfin que les données essentielles des marchés publics devraient être enrichies des données du recensement des marchés publics ainsi que des données complémentaires et les pièces justificatives de marché adressées au comptable public. A ce titre, la publication de ces données devraient être regroupées au sein d’un « mega-flux » utilisant le PES pour être adressée à la solution nationale HELIOS, réceptacle des données à des fins de retransmission vers les profils acheteurs et les plateformes nationales (Observatoire Economique notamment). Ce projet de PES MARCHE, porté par la mission Etalab , devrait être mis en œuvre pour Octobre 2018.

La possibilité de présenter ses données d’achat de manière transparente et élargie est également évoquée par la DAJ dans les fiches techniques en ligne qui précise que les acheteurs publics peuvent au-delà des obligations de publication à partir du 1er octobre 2018, compléter les données qu’ils souhaitent publier sur leur profil acheteur, comme par exemple les données relatives à la sous-traitance, les données des achats inférieurs à 25000€ HT…

Une autre action envisagée par le Plan de transformation numérique est de rendre accessible en Open Data l’ensemble des avis de la commande publique, une action qui devra être menée par les acteurs concernés notamment les éditeurs des profils acheteurs, afin de ne pas avantager des opérateurs économiques en développant des outils en open source. En effet, le développement des outils en Open source, tel qu’envisagé par le Plan de la transformation numérique pourrait créer de vrais freins à la concurrence en privilégiant des éditeurs spécialisés du domaine.

D’autres possibilités sont envisageables, notamment le développement des concentrateurs d’annonces qui se développent comme sur le territoire du Conseil départemental de l’Oise et à terme sur les Régions PACA et Occitanie.

Ces outils permettent de concentrer des annonces de plusieurs profils acheteurs en une seule plateforme où toutes les annonces seraient publiées. Cette démarche peut être mise en œuvre au niveau départemental, régional, et permettrait aux PME et TPE qui rencontrent des difficultés à accéder à la commande publique de retrouver toutes les annonces au niveau local sur une unique plateforme. La multiplication des profils acheteurs, d’éditeurs souvent différents, freinant ainsi l’interopérabilité, représente un véritable frein à l’ouverture à la concurrence des marchés publics.

L’accompagnement des acheteurs publics dans cette démarche d’ouverture des données des marchés publics est indispensable, un SI Achat permettra ainsi de concentrer les données des marchés publics, avec une interface avec la plateforme de dématérialisation de l’acheteur public et une interface avec un outil d’archivage probant, cette obligation pourra être efficacement et rapidement mise en place.

Axe archivage : promouvoir un archivage sûr et interfacé

Dans cette démarche globale de changement de culture de la commande publique en culture de l’achat public performant et numérisé, le dernier axe de réflexion du Plan de la transformation numérique concerne la mise en place et la promotion d’un archivage sûr.

L’archivage des données dématérialisées est une question essentielle au sein de cette démarche de changement de culture. Si auparavant, la pratique était à l’archivage physique, avec la dématérialisation de la commande publique, cela implique également une dématérialisation des archives. L’archivage sûr des données est donc essentiel et implique de la part des acteurs de la commande publique une standardisation des échanges et des formats.

Sur cette question, le format standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) modélise les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l’archivage de données, qui sont le transfert, la demande de transfert, la modification, l’élimination, la communication et la restitution. Ce standard garantie ainsi un archivage probant des données des marchés publics et devra donc obligatoirement être mis en œuvre afin de garantir un archivage sûr et interfacé avec les différents outils utilisés par l’acheteur public.

Un outil de gestion électronique documentaire (GED) peut être utile à la mise en place d’un archivage sûr et interfacé depuis un SI Achat. Les données et les documents collectés au sein d’un SI Achat seront ainsi efficacement transférés au sein d’une solution de gestion documentaire.

De tels outils sont développés par des éditeurs, mais sont également parfois inclus au sein d’un SI Achat. A ce titre, l’interopérabilité des SI est primordiale afin de garantir aux acteurs de la commande publique une transmission effective de toutes les données et de tous les documents, sans saisie multiple des données.

Les problématiques de numérisation de la chaîne achat / marchés dans le secteur public disposent déjà de réponses. Face aux défis présentés par le Plan de transformation numérique de la commande publique, Ordiges propose des solutions qui permettent d’y faire face.

Découvrez notre SI Achat : LIAWEB qui permet de passer, suivre et exécuter vos marchés en pleine conformité avec la réglementation de manière numérisée, conviviale, interfacée avec les solutions de profils acheteurs et de gestion financière dont vous disposez !

plan de transformation numérique de la commande publique

Par Romain KABELIS
Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence
 Adèle KRAWCZYK 
Assistante Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence

Mise en œuvre depuis plus de dix ans, la transformation numérique de la commande publique va franchir un nouveau cap avec les actions qui seront menées au titre du Plan de transformation numérique 2017-2022.

Ce document, publié sur son site internet par la DAJ au début du mois de janvier 2018, énumère et précise les travaux de la transformation numérique que souhaite mettre en place le Ministère de l’Economie et des Finances jusqu’en 2022.

Transformation numérique de la commande publique : un enjeu stratégique

La commande publique est un des champs privilégiés d’expérimentation de la dématérialisation ; notamment depuis 2004 avec l’impulsion des directives « marchés publics » qui rendaient obligatoires, pour les marchés supérieurs aux seuils européens, la transmission et la publication des avis de publicité et la mise en disposition des documents de consultation par voie électronique.

Loin de n’être qu’une série de contraintes imposées aux acheteurs publics, la dématérialisation de la commande publique est surtout une excellente manière de gagner en efficacité : elle permettrait une réduction comprise entre 5% et 20% du coût administratif des mises en concurrence pour les administrations publiques.[1]

La transformation numérique de la commande publique implique de la part de ses acteurs, notamment des acheteurs publics, des évolutions de compétences, d’organisation et surtout de pratique en conduisant toutes les démarches possibles pour adopter une culture de l’achat performant et numérisé.

Le Plan de transformation numérique de la commande publique se divise, pour cela, en cinq axes que nous vous présenterons successivement au titre de différents articles : simplification des usages, renforcement de la transparence de la commande publique, une gouvernance lisible, une interopérabilité institutionnalisée et un archivage électronique cohérent, sûr et accessible.

Axe gouvernance  du plan de transformation numérique de la commande publique : décryptage

Afin de faire face aux transformations prévues par le Plan, qui deviendront à terme des obligations, il est essentiel de se doter d’outils numériques efficaces et de développer la culture de l’achat public numérisé.

Mise en place d’outils de formation innovants pour accompagner les acheteurs dans leurs démarches et mener une politique de développement de la digitalisation de la fonction achat

Le premier axe du Plan de la transformation numérique concerne le développement des compétences et l’accompagnement des acteurs dans la transformation numérique de la commande publique.

Pour cela, les fiches techniques de la DAJ présentes sur son site internet sont de véritables guides pratiques de la mise en œuvre du droit, utiles pour innover dans la mise en œuvre d’une politique d’achat public performant et la transformation numérique.

Un autre moyen soulevé par le Plan de la transformation numérique de la commande publique est la formation des acheteurs et des entreprises. Par exemple, les formations du CNFPT pour les acheteurs publics territoriaux seront complétés pour aborder les sujets de la transformation numérique. D’autres outils innovants seront mis en place pour accompagner les acteurs de manière personnalisée et constante et notamment des formations en ligne (e-learning, l’autoformation en ligne, webinaires proposés par les éditeurs de SI Achat comme Ordiges).

Avec cet axe, la DAJ cherche à conforter la volonté des acheteurs de procéder à un changement de culture de la pratique de la commande publique, en culture de l’achat public performant et numérisé, car cette volonté est malheureusement et le plus souvent mise à mal par certains a priori : peur de la perte de son emploi / poste, frein au changement de ses habitudes de travail, crainte de la complexité et de la lourdeur…

La mise en commun des outils et des applicatifs doit donc s’assortir du développement des compétences et de l’accompagnement des acteurs de la commande publique. Ainsi, un directeur projet, investi de sa mission par le Premier ministre et placé auprès de la DAJ, a été nommé.

Depuis le début de l’année 2018, la mission Etalab coordonne également la politique d’ouverture et de partage des données publiques et plus particulièrement des données essentielles des marchés. Cette mission qui coordonne les groupes de travail avec les services de la DAJ, DGFIP, l’AIFE, travaille plus particulièrement sur la transmission des données du recensement, des données essentielles des marchés et des pièces jointes pour l’exécution financière du marché grâce au Protocole d’Echange Standard pour les marchés publics et les concessions (PES Marché) qui est la finalité de la digitalisation de l’achat public, vecteur de performance.

Mutualisation des moyens : un levier de développement de la transformation numérique de la commande publique

En sus des contraintes morales et culturelles, les acheteurs publics au sein des collectivités territoriales, de leurs établissements publics, des hôpitaux et des services de l’Etat, se trouvent confrontés à des contraintes budgétaires lorsqu’il s’agit d’investir dans la dématérialisation de l’ensemble de la chaîne achat.

Afin de faire face à ces difficultés, la mutualisation des outils, des moyens, des applicatifs et des bonnes pratiques tend à devenir la solution la plus efficace au regard de la répartition de la charge financière et morale du projet de digitalisation de la fonction achat.

Pour exemple, la Communauté urbaine de Dunkerque (CUD) a lancé un Dialogue compétitif pour l’attribution d’un accord-cadre mono-attributaire utile au déploiement d’un Système d’Information Achat (SI Achat). Cette consultation mutualisée par le biais d’un groupement de commandes des entités membres de la Communauté Urbaine a permis de satisfaire le besoin de numérisation de la chaîne achat/marchés pour toutes les entités, grandes et petites mais également d’aller plus loin en permettant de trouver d’autres foyers de mutualisation des achats et en proposant aux opérateurs économiques un point d’entrée unique, des clausiers communs uniformisés sur le territoire communautaire…

Cette dynamique de mutualisation du SI Achat a également été mise sur pied par les Métropoles de Montpellier, Toulouse, Strasbourg et Nantes, mais aussi par la Métropole d’Aix-Marseille Provence sur des aspects de recensement du besoin à des fins d’identification des foyers de mutualisation.

N’oublions pas que l’Etat propose également des moyens mutualisés dont le premier pas a été la création du BOAMP et la mise en place de profils acheteurs mutualisés pour les consultations. Aujourd’hui, fruit de cette dynamique, les éditeurs proposent des sites concentrateurs d’annonces de marchés publics mis en œuvre par certaines collectivités territoriales comme par exemple celui du Conseil Départemental de l’Oise.

Les problématiques de numérisation de la chaîne achat / marchés dans le secteur public disposent déjà de réponses. Face aux défis présentés par le Plan de transformation numérique de la commande publique, Ordiges propose des solutions qui permettent d’y faire face.

Découvrez notre SI Achat : LIAWEB qui permet de passer, suivre et exécuter vos marchés en pleine conformité avec la réglementation de manière numérisée, conviviale, interfacée avec les solutions de profils acheteurs et de gestion financière dont vous disposez !

A travers notre prochain article, découvrez la présentation de l’axe de simplification du Plan de la transformation numérique. Nous restons à votre disposition pour une démonstration de notre solution SI Achat LIAWEB. 

[1] Commission européenne, « Des économies pour l’Europe: vers des marchés publics entièrement électroniques en 2016 », 20 avril 2012 (http://europa.eu/rapid/press-release_IP-12-389_fr.htm?locale=fr)

Le nouvel enjeu de la commande publique n’est plus un secret : la dématérialisation complète en 2022.

Bonne élève, la France souhaite atteindre l’objectif du 100% dématérialisé, c’est pourquoi, la Direction des Affaires Juridiques de Bercy a publié le plan de transformation numérique de la commande publique.

Ce plan de transformation numériques prévoit 5 axes d’intervention divisés en 19 actions principales dont la simplification des modes de candidature.

A travers notre infographie, découvrez pourquoi et comment la DAJ souhaite atteindre son objectif de simplification des modes de candidatures et en détail le DUME.

Plan de transformation numérique de la commande publique : focus DUME
open data appliqué à la commande publique
open data appliqué à la commande publique

En Europe, la dématérialisation de la commande publique a débuté dans les années 2000 sous l’impulsion des directives européennes. Toutefois, elle a difficilement progressé les premières années dans les transpositions ainsi que dans les politiques mises en œuvre au regard de la lourdeur des chantiers à mener. L’évolution est aujourd’hui tout autre puisque l’Europe impose un rythme soutenu et une date butoir : 2022. Heureusement, la France s’était bien préparée avec la mise en œuvre de chantiers successifs depuis 2001.

La dématérialisation totale des marchés publics en 2022, tel est donc l’objectif du Ministère de l’économie et des finances. Le développement de cette « full démat » dans le domaine de la commande publique vise à simplifier et à assurer la transparence des pratiques des acheteurs publics ainsi que des opérateurs économiques.

Afin de remplir cet objectif, la Direction des Affaires Juridiques du ministère de l’économie et des finances a prévu la mise en œuvre d’un plan de transformation numérique. Ce plan de transformation numérique sur quatre ans prévoit l’entrée en vigueur dès 2018 de nombreuses réglementations dont la mise en place de « l’OPEN DATA ».  

Open Data : un cadre légal précis pour la commande publique

La France porte une tradition de transparence démocratique et de partage des informations détenues par la puissance publique. Dans la continuité de cette tradition, une politique ambitieuse a été engagée depuis deux ans, notamment en matière d’ouverture des données publiques (open data).

À l’origine de l’open data appliqué à la commande publique, l’article 56 de l’ordonnance du 23 juillet 2015 qui impose aux acheteurs de rendre public le choix de l’offre retenue et de rendre accessible sous un format ouvert et librement réutilisable les « données essentielles du marché public » (sous réserve de l’article 44 sur les informations confidentielles).

Poursuivant l’objectif de transparence des marchés publics, le DMP (Décret relatifs aux Marchés Publics) précise que l’acheteur doit offrir sur son profil d’acheteur un accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics et contrats de concession dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € HT (à l’exception des informations dont la divulgation serait contraire à l’ordre public) et ce, à compter du 1er octobre 2018.

Afin de créer un écosystème cohérent des données de la commande publique, deux arrêtés majeurs fixent les modalités de publications des données essentielles et les obligations du profil d’acheteur :

Ouverture des données essentielles de la commande publique : décryptage

La commande publique est concernée par le développement de l’open data voulu par le gouvernement, mais quels sont les contrats concernés ? Quelles données doivent être publiées ? Quand publier les données essentielles ? Où et comment publier les données ? L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique précise toutes ces informations.

Décryptage de l’ouverture des données essentielles des marchés publics en infographie :

Quels sont les données essentielles à publier au sein de la commande publique?

Profil acheteur : le pivot de l’open data et de la dématérialisation de la commande publique

Même si le marché des profils acheteurs s’est considérablement développé ces dernières années avec la constitution de différents prestataires spécialisés, la mise en ligne de plateformes mutualisées, et le développement de nouvelles fonctionnalités favorisant l’accompagnement du projet de dématérialisation totale, le Législateur est venu définir cette notion à l’article 31 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics :

« Le profil d’acheteur est une plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires ».

Le second arrêté du 14 avril 2017 liste quant à lui les fonctionnalités et les exigences minimales du Profil d’Acheteur.

Cet arrêté démontre que le Profil Acheteur est aujourd’hui devenu un outil incontournable dans la dématérialisation complète de la commande publique et dans la démarche d’open data au regard de la définition des fonctionnalités minimales suivantes :

  • Authentifier l’acheteur et l’opérateur économique
  • Publier et accéder à l’Avis d’Appel Public à la Concurrence
  • Télécharger les documents de la consultation
  • Déposer et réceptionner les candidatures et les offres
  • Assurer la traçabilité des actions
  • Publier, consulter et télécharger les données essentielles des marchés
  • Permettre aux entreprises de poser des questions à l’acheteur, et à celui-ci d’y répondre (sauf pour les concessions)

Ainsi le cadre de recueil des données essentielles a été fixé. Il reste maintenant pour les différents éditeurs de Profil Acheteur à préciser les modalités de fonctionnement et d’interfaçage de leurs modules « open data ».

En attendant, les acheteurs qui ne sont pas déjà équipés peuvent se doter d’un Profil Acheteur en :

  • Développant le site internet institutionnel en interne, de manière autonome,
  • Achetant/s’abonnant à un profil d’acheteur à la suite d’une procédure de mise en concurrence, le cas échéant mutualisée,
  • Mutualisant les accès au profil acheteur acquis

Open data : une démarche à 3 objectifs

La transparence et l’ouverture des données essentielles (open data) de la commande publique constitue donc un véritable levier à la fois pour les acheteurs, les entreprises et les citoyens. En effet, l’open data poursuit et met en œuvre trois objectifs de satisfaction de l’intérêt général dont la satisfaction du droit à l’information des citoyens sur les contrats/dépenses publiques.

L’open data ne répond pas qu’à un objectif social mais également à un enjeu politique : il vise aussi à lutter contre la corruption, à mieux piloter et mesurer les politiques d’achats ainsi que suivre la bonne mise en œuvre des dispositifs relatifs à l’attribution des contrats.

Cette politique poursuit également un objectif économique : le développement économique des entreprises. Informées de toutes ces données, celles-ci pourront mieux répondre aux besoins des acheteurs, soit en développant de nouveaux services ou en découvrant de nouvelles opportunités.

Qu’implique réellement cette démarche « Open Data » ?  

Si le passage à l’Open Data offre des bénéfices à la fois sur un plan social, politique et économique, cette démarche est également un chantier d’envergure parce que l’ouverture des données implique une refonte complète des systèmes d’information des organisations publiques. En effet, cette révision de l’architecture du SI Achat Public peut être perçu comme très lourde tant au niveau organisationnel que financier pour les organisations publiques.

Mettre en place une telle démarche demande aux entreprises la mise en place d’une méthodologie en interne. Citons quelques conseils pour insérer l’open data dans le processus de la commande publique :

  • Identifier les sources de données qui peuvent être mises à disposition
  • Définir la sensibilité des données
  • Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles telles que définir un DPO (Data Protection Officer), définir un référentiel de sécurité, élaborer une charte d’utilisation des données et une politique d’archivage et de conservation des données.
  • Externaliser le contrôle de la conformité des données peut également être une solution pour soulager l’organisme.

En parallèle avec cette nouvelle démarche, la RGPD  peut permettre d’accompagner et développer l’open data. Par exemple, la RGPD peut aider l’organisme à identifier les données qui peuvent être mise à disposition.

L’Open Data fait partie intégrante du processus de dématérialisation de la chaine « achat public » c’est-à-dire de la planification des besoins en passant par la passation des contrats jusqu’à leur exécution financière. Cette nouvelle obligation de publication des données essentielles de la commande publique va nécessiter la mise en ligne de nouvelles plateformes dédiées à l’open data, de profils acheteurs supplémentaires, de nouvelles fonctionnalités sur les plateformes de dématérialisation.

Ordiges accompagne ses clients depuis de nombreuses années dans leurs processus de dématérialisation de la chaîne achat. Ainsi, l’utilisation de nos solutions permet de gérer le recensement des besoins, la planification de l’activité achat, la conception des DCE, la consultation et l’exécution administrative, technique et financière des contrats. Nos solutions sont interfacées pour assurer à leurs utilisateurs le plus haut niveau de confort et leur garantir un processus fluide et inter-opérable. Afin de pallier aux difficultés de mise en œuvre (budget, ressources…), Ordiges présente des offres mutualisées car ces difficultés ne doivent pas être un frein à la dématérialisation totale qui apporte tant de bénéfices : gain de temps, sécurité juridique, synthèse des données pour exploitation et mise en œuvre d’une politique de performance de l’achat…

Dès le 1er janvier 2018, les clients de notre solution full-web de gestion des marchés publics LIAWEB sont en mesure de produire un flux open-data et de publier leurs données sur leur site institutionnel et/ou leur Profil Acheteur sans aucune action complémentaire que de passer par la solution pour leurs achats de plus de 25 000€ HT.

Découvrez notre solution full web de gestion des marchés publics LIA qui vous permet de passer, suivre et exécuter en toute sécurité les marchés en pleine conformité avec la réglementation de manière conviviale, grâce à des interfaces évoluées qui guident l’utilisateur pas à pas. Notre offre est disponible en acquisition ou en abonnement. 

Sources : economie.gouv.fr , lemoniteur.fr , data.gouv.fr , Etalab