Category Archives: Marchés Publics

gagner appel offres

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Les appels d’offres restent une des sources de revenu pour les TPE et PME françaises où les règles du jeu pour remporter un marché public restent réglementées & strictes. Il est donc indispensable de bien les sélectionner et y répondre le plus qualitativement possible afin d’augmenter ses chances de réussite.

Découvrez les étapes et conseils nécessaires pour gagner un appel d’offres.

  1. Les étapes d’une réponse dématérialisée d’un appel d’offres

La dématérialisation des procédures de passation des réponses aux marchés publics impose au candidat d’intégrer 5 grandes étapes :

Comment répondre et gagner un appel d'offres?

  1. 7 conseils pour réussir et gagner un appel d’offres.

  • Commencer par se faire connaitre et instaurer un climat de confiance

En théorie, toutes les entreprises peuvent et ont leur chance de remporter un appel d’offres. Mais il faut toutefois jouer stratégique, et certaines cibles peuvent plus vous intéresser que d’autres. A cela s’ajoute, le facteur humain, élément décisionnaire dans l’acceptation d’un appel d’offres.

Il est donc recommandé de prendre les devants et distancer ses concurrents en contactant le service achats des entreprises ciblées, pour ainsi, faire valoir son potentiel et se faire connaitre. L’objectif est d’instaurer un climat de confiance mutuelle débouchant sur des échanges commerciaux bénéfiques. De plus, ce travail vous permet de vous démarquer et de devenir un fournisseur potentiel pour de prochaines consultations et par conséquent, d’avoir des retours plus rapidement sur vos offres.

  • Identifier les meilleurs appels offres

Le règlement public oblige les organismes à annoncer leur appel d’offres au Bulletin officiel des annonces et des marchés publics (BOAMP) pour les marchés supérieurs à 90 000€. Toutefois, la majeure partie des organismes ont tendance à publier tous leurs marchés peu importe le montant de ces derniers.

Il est donc recommandé de consulter assez rapidement les appels d’offres émis sur des plateforme en ligne, pour ainsi, avoir suffisamment de temps pour étudier et y répondre.

Il existe plusieurs sources gratuites à consulter: Boamp, Oseo, Marchés publics, le journal officiel de l’Union européennes,  mais aussi des services payants proposant des services de veille. Ces deux services mettent à la disposition des différents intéressés des systèmes d’alertes par email selon des critères préétablis par mots-clés. Il est conseillé de tester plusieurs plateformes sur plusieurs semaines, dans le but de comparer les différents critères de recherche. De plus, un bon réseau professionnel est également un atout majeur pour vous tenir informé  des dernières actualités marchés.

  • Sélectionner les appels d’offres avant d’y répondre

Avant de répondre à un appel d’offres, il est préférable de prendre le temps d’analyser et de sélectionner ceux pour lesquels vous avez le plus de chance de remporter l’offre, et où votre avantage concurrentiel est le plus notable.

La sélection doit s’effectuer en fonction de plusieurs critères :

-Identification de vos forces et faiblesses (spécialisation, moyens humains, localisation…)

-Adéquation entre l’offre et les attentes du donneur d’ordres

-Calendrier des réalisations

-Connaitre les concurrents répondants également à l’offre

Il est donc important à ce stade de démarcher une fois de plus son réseau professionnel.

  • Répondre au mieux aux appels d’offres

La création d’un dossier de candidature autrement appelé « mémoire de présentation » est une tâche délicate ou chaque candidature dois être adapter en fonction des attentes des donneurs d’ordres.

Une candidature se compose de deux parties :

-Administratif, contenant les documents fiscaux , sociaux, une présentation de l’entreprise et de ses références clients

-Technique, comprenant la proposition commerciale destinée à convaincre le décideur de la pertinence de l’offre fournisseur pour le marché.

La remise du mémoire doit donc être parfaitement adapté telle une lettre de motivation pour une offre d’emploi.

Il ne faut également pas oublier la forme. En effet, des couleurs et un visuel attrayant sont également les bienvenus et peuvent être un atout décisionnel.

  • Savoir gérer l’après dossier d’un appel d’offres

Une fois le dossier de candidature déposé, il est conseillé de se montrer proactif et de prendre contact avec le responsable du marché. A ce moment-là, vous pouvez demander si l’offre a bien été reçu, et qu’elles sont les premières impressions, mais également s’ils ont des questions supplémentaires.

  • Préparer l’oral et savoir négocier un appel d’offres

Dans une procédure habituel d’appel d’offres, il est possible  qu’un oral se déroule réunissant les potentiels sélectionnés et le donneur d’ordre. Il est donc important de bien préparer et de négliger aucun détail ; cadre, contexte, publics et attentes du demandeur.

Pour ce faire :

– Informez vous sur le format et la durée de l’oral

– Préparez vos supports de communication (brochures, présentation ppt…)

-Anticipez les plans de secours (beug informatique…)

-Anticipez et préparez toutes les réponses aux questions susceptibles d’être posées

-Pensez à votre présentation

-Soyez courtois, polis, aimable et professionnel

Lors de cet oral, la négociation fait partie intégrante du processus de sélection du marché. Il faut donc la préparer et connaitre parfaitement son produit, les attentes et limites du client, et pouvoir ainsi défendre son offre.

  • Analyser « l’après » appel d’offres

Dernier petit astuce, il est toujours important de se remettre en cause, de demander des explications et de faire un bilan après chaque procédure d’appel d’offres. Ceci, pour déterminer ce qui nous a menés au succès ou à l’échec.

De même, qu’il est intéressant de se renseigner sur le candidat gagnant de l’appel, sa solution, son tarif…

Cette démarche vous permettra de vous améliorer pour accroitre vos chances de gagner vos prochains appels d’offres.

 

Notre solution digitale Lia, dédié à la gestion des marchés publics permet de Recenser, planifier, suivre et exécuter en toute sécurité juridique les marchés publics.

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comprendre et réussir un appel d'offres

comprendre et réussir un appel d'offres

Tous les ans, la commande publique représente un poids considérable se comptant en milliard d’euros soit près de 9% du PIB. La précision et la réglementation des marchés publics est d’autant plus importante que les organismes publics doivent la respecter et la suivre à la lettre.

A cela s’ajoute le choix du bon fournisseur. C’est pourquoi, il est extrêmement important de passer avec soin un appel d’offres, et ainsi, sélectionner la meilleure offre adaptée au(x) besoin(s) initiaux. La qualité des réponses dépend de la qualité de l’offre initiale.

A travers cet article, nous allons revoir les fondements d’un appel d’offres : définition, composants, processus

  1. Qu’est qu’un appel d’offres ?

L’appel d’offres ou RFP (Request For Proposal) correspond à la procédure permettant à un commanditaire, autrement appelé maître d’ouvrage, de demander une cotation relative à un besoin ou projet auprès de divers soumissionnaires ou fournisseurs, dans le but de développer son activité.

Suite à la réception de l’appel d’offres, les sociétés soumissionnaires feront des propositions les plus adéquates au projet tout en étant les plus attractives possible. L’ensemble des propositions sont d’ordres commerciales et chiffrées afin de répondre au mieux au cahier des charges de l’entreprise ou organisme commanditaire.

Le commanditaire choisit alors l’entreprise la plus à même d’effectuer la prestation de travaux, fournitures ou services.

L’élaboration d’un appel d’offres doit être simple à lire et facile à comprendre pour les prestataires externes.

Comment envoyer un appel d’offres ? Il existe trois modes :

  • Diffusion électronique d’un avis de marché via un service électronique d’appels d’offres du gouvernement
  • Envoi de l’appel d’offres ou demande de proposition directement aux entreprises inscrites dans une liste de fournisseurs compétents
  • Diffusion de l’avis de marché dans les journaux spécialisés ou professionnels

A noter, les appels d’offres supérieurs à 90 000€ doivent obligatoirement être diffusés par le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP).

  1. Les 5 composants d’un appel d’offres.

  • Introduction

Objet

Résumé des principaux points

Énoncé avec dates échéances

Termes

  • Exigences

Mention des besoins spécifiques aux besoins

(taille, capacité, autres…)

  • Critères de sélections

Explication des conditions de notation

  • Échéanciers

Date limite d’acceptation des offres

Temps nécessaire à l’analyse

Date de réponse (favorable ou défavorable)

  • Processus

Description du processus global de l’envoi de l’appel d’offres jusqu’à la phase de sélection

 

  1. Le processus d’un appel d’offres en 5 étapes

Pour mieux formuler un appel d’offres, il est également important de comprendre son fonctionnement dans sa globalité.

  • Processus appel offres 5 étapesÉtape 1 : La rédaction

Avant de rédiger un appel d’offres, il est préférable d’effectuer une analyse interne à votre organisme pour permettre la meilleure définition du besoin, de ses exigences et conditions. Il est également recommandé d’harmoniser les critères de sélection des offres comprenant la comparaison, l’évaluation et le classement des différentes propositions. Cette communication est à privilégier pour prendre en compte les besoins de l’ensemble des membres d’une organisation et ainsi, assurer la réussite du processus dans son intégralité.

Une fois l’ensemble des besoins définis, il faut rédiger les documents de consultation avec précision. En effet, plus le cahier des charges est précis et détaillé, plus les réponses seront adaptées. Un appel d’offres doit-être explicite, simple et facile à lire.

  • Étape 2 : La publication

Il faut par la suite s’assurer de la bonne diffusion de son appel d’offres, et s’il s’agit d’une candidature spontanée ou restreinte à l’attention des prestataires déjà identifiés.

Lors de cette publication, il est important d’intégrer un planning réaliste comprenant les dates clés comme la date limite de retour des propositions, le temps d’analyse des offres, la date pour rendre les réponses aux candidats et les délais de livraison pour l’entreprise retenue.

Ces informations sont nécessaires pour permettre aux prestataires de décider s’ils souhaitent poser leur candidature.

  • Étape 3 : L’analyse

Pour mieux étudier et comparer les offres de façon objective, il est conseiller de répertorier sur une liste les sélections à vérifier, basée sur les critères préalablement mentionnés aux soumissionnaires lors de la publication. Ces critères doivent être évalués, classés et pondérés selon leur importance dans le but d’atteindre la performance globale des services ou produits demandés.

Chaque offre doit être analysée par des personnes compétentes, maitrisant les thèmes, les contenus et les objectifs initiaux de l’appel d’offres.

  • Étape 4 : La sélection

Une fois la phase d’analyse réalisée, l’organisme commissionnaire sélectionne 2 à 3 prestataires. Ils devront alors présenter lors d’une soutenance leur offre et défendre leurs services devant l’organisation acheteuse. Les commissionnaires  peuvent également demander un témoignage client (Proof of concept). Lors de cette étape tous les points sont abordés notamment le prix, les conditions contractuelles… Une fois le prestataire sélectionné, un contrat est alors élaboré entre les partis par un avocat. L’annonce est alors envoyé au prestataire pour signature du contrat. S’en suivra la notification au marché.

  • Étape 5 : L’évaluation

Une évaluation durant et après le processus est conseillée pour permettre à l’organisme commissionnaire d’évaluer le fonctionnement du processus, les échanges, la prestation de(s) fournisseur(s). En effet, des changements et réajustements sont plausibles durant l’exécution du contrat afin de répondre au mieux aux objectifs initiaux. Ce suivi effectué par une équipe mandatée servira de base pour l’optimisation des futurs appels d’offres mais également de vérifier si le budget alloué respecte les besoins émis dans l’avis de marché.

 

Vous l’avez compris l’élaboration d’un appel d’offres est un processus complexe requièrant beaucoup de précisions. Notre logiciel Lia vous aide tout au long du processus de passation d’un marché public et va encore plus loin grâce à ses modules transversaux tels que le recensement des besoins, la programmation achats, les workflow d’approbations mais encore la personnalisation documentaire.

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Source : Efficrm, Service Futures, Dynamique Mag

Code de la commande publique – droit des marchés publics – ordonnance-décret
Code de la commande publique – droit des marchés publics – ordonnance-décret

Annoncé depuis 2015, le nouveau code de la commande publique entrera en vigueur dès le 1er avril 2019. Adopté par le Conseil des Ministres, le 26 novembre 2018, ce code constitue une étape essentielle dans la démarche de rationalisation et de modernisation du droit de la commande publique, initiée avec la transposition des directives européennes de 2014.

Le nouveau code de la commande publique a été publié afin que les acheteurs publiques puissent se l’approprier avant son entrée en vigueur. Mais que change-t-il ? Apporte-t-il des nouveautés au niveau du droit des marchés publics ?

1. Code de la commande publique : un volet législatif + un volet réglementaire

Depuis plusieurs années, une volonté de codification du droit de la commande publique existe. Cependant, le projet de Code de la commande publique a échoué à plusieurs reprises (1997-2004-2009). C’est pourquoi, en 2016, l’article 38 de la loi « Sapin II » a autorisé le Gouvernement à procéder, par voie d’ordonnance, dans un délais de deux ans, à l’adoption de la partie législative du Code de la commande publique.

Mené de manière collaborative par le Ministère de l’Economie et des Finances, le chantier de codification a permis de créer un outil complet pour les acteurs de la commande publique. En effet, l’ordonnance n°2018-1074 du 26 novembre portant partie législative du code de la commande publique et le décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 portant partie réglementaire du Code de la commande publique sont parus au Journal Officiel du 5 décembre 2018 et entreront en même temps en vigueur, le 1er avril 2019 (malgré que l’habilitation conférée par la loi Sapin II ne portait que pour le volet législatif)

 2. Le nouveau code, un outil pour aider les acteurs de la commande publique

Afin de simplifier et moderniser le droit de la commande publique, le code réunit les quelques 30 textes en un ouvrage unique. L’objectif de ce nouveau code est de rassembler l’ensemble des dispositions existantes, selon un plan organisé et cohérent, c’est-à-dire en se conformant à la chronologie de la vie du contrat (de sa préparation à son exécution°. Il vise ainsi à simplifier la lisibilité du droit pour l’ensemble des acheteurs publics et les entreprises.

L’adoption du Code de la commande publique ne s’est accompagnée en elle-même d’aucune modification du droit applicable. En d’autres termes, ces codification s’est accompagnée :

  • De clarifications : des précisions par exemple sur la définition de l’offre anormalement basse.
  • De quelques ajustements : par exemple, le principe du « Dites-le nous une fois » n’est plus réservé aux seules procédures formalisées
  • De nouvelles classifications : par exemple, les marchés exclus deviennent des marchés « soumis à un régime particulier », ce qui permet de leur rendre applicable des règles d’exécution des marchés à défaut des règles propres à leur passation.

3. Commande publique : quelques évolutions réglementaires

Ce code synthétise une trentaine de textes utilisés par les acheteurs et les entreprises. Il intègre donc à la fois des anciennes dispositions telles que la loi de 1975 relative à la sous-traitance, l’ordonnance de 2015 sur les marchés publics, mais aussi les dernières réformes :

  • La loi relative à la programmation militaire pour les années 2019 à 2025
  • La loi ELAN adoptée le 16 octobre 2018
  • Les futures mesures en faveur des PME en cours d’adoption

A ce sujet, compte tenu de l’importance stratégique pour les entreprises, des dispositions ont été prises en faveur des PME-TPE :

1. Nouvelle formalité en terme d’achat innovant

Le futur décret prévoit une dispense de formalités pour les achats innovants jusqu’à 100 000€. En effet, la DAJ a choisi d’effectuer une expérimentation sur 3 ans et de la circonscrire aux achats innovants effectués auprès des PME.

Notons que ce montant est plus élevé que celui de 25 000€ prévu par le seuil européen.

2. Nouvelle règle pour les montants des avances et le taux des retenues de garantie

Pour faciliter les PME-TME à participer à la commande publique, des mesures d’accompagnement de loi Pacte ont été prises. Pour débuter, la nouvelle mesure propose une augmentation du montant minimum des avances versées aux PME titulaires de marchés publics par l’Etat ainsi qu’une réduction du montant de la retenue de garantie.

3. Guichet unique pour les achats de l’Etat

Ce nouveau portail des ministères économiques et financiers vise à faciliter la mise en contact des entreprises avec les acheteurs publics.

 

En conclusion, en créant ce code unique, le législateur offre aux praticiens de la commande publique un outil permettant de mieux visualiser les textes qu’ils doivent manipuler et donc de mieux les maitriser. Cependant, notons que l’adoption de ce nouveau Code n’affecte pas la capacité du droit de la commande publique à évoluer. En effet, depuis quelques années, de le cadre de cette réforme de la commande publique, de nombreuses mesures ont été prises telles que la question de l’ouverture des données essentielles (OPEN DATA), la dématérialisation des procédures de la commande publique, les modalités du dispositif « Dites-le nous une fois », la transmission par voie électronique du DUME (document unique de marché européen), la généralisation de la signature électronique… au travers de nombreux décrets et ordonnances. 

A ce titre, le Code de la commande publique intègre les aspects de digitalisation instaurés depuis quelques années. Ces aspects nécessiteront donc d’être pris en compte par tout acheteur et  par toute entreprise.

Ordiges accompagne ses clients depuis plusieurs années sur toutes les démarches relatives aux achats publics, du recensement des besoins jusqu’à l’exécution des marchés. Cela permet un suivi efficace des marchés publics tout en restant en conformité avec les réglementations.

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Sources : Economie.gouv.fr ; lagazette.fr ; ACP-Formation ; l’Usine Digitale

La France se dirige vers un achat public plus durable grâce à un plan national d’action spécifique : PNAAPD 2015-2020
La France se dirige vers un achat public plus durable grâce à un plan national d’action spécifique : PNAAPD 2015-2020

Les achats publics durables constituent un levier majeur pour tendre vers une commande publique plus respectueuse du développement durable. En effet, les achats publics durables permettent aux personnes publiques d’assumer leur responsabilité environnementale ; sociale et économique,  tout en apportant des gains à leur structure. Face à ce constat, le Plan National d’Actions pour les Achats Publics Durables (PNAAPD) 2015-2020 prévoit, au travers d’une charte, un cadre commun pour l’ensemble des donneurs d’ordres publics français. 

  1. Achat Public durable : qu’est-ce que c’est ?

Tout d’abord, rappelons qu’un achat public est « un achat réalisé par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou par une personne publique ou privée soumise à l’ordonnance du 6 juin 2005 relative aux marchés publics et non au code des marchés publics ».

Le Ministère de la Transition écologique et solidaire définit un achat public :

« un achat public durable est un achat public :

  • Intégrant des dispositions en faveur de la protection ou de la mise en valeur de l’environnement, du progrès social, et favorisant le développement économique.
  • Qui prend en compte l’intérêt de l’ensemble des parties prenantes concernées par l’acte d’achat.
  • Permettant de réaliser des économies « intelligentes » au plus près du besoin et incitant à la sobriété en termes d’énergie et de ressources.
  • Qui intègre toutes les étapes du marché et de la vie du produit ou de la prestation. »
  1. Plan national d’action pour l’achat public durable 2015-2020 défini sur 3 axes

A l’origine le plan d’action pour les achats publics durables (PNAAPD) est une exigence de la Commission européenne.

Il existait déjà un premier plan d’action national pour l’achat durable pour la période 2007-2010. En effet, le premier PNAAPD avait pour objectif de faire de la France l’un des pays de l’Union européenne les plus engagé dans l’intégration du développement durable au sein de la commande publique.

Le plan actuel a vu le jour afin d’obtenir des achats publics durables plus opérationnel et mieux diffusé. Cette feuille de route a pour objectif de s’attaquer de façon pragmatique et sur la durée aux obstacles qui ralentissent la montée en puissance de l’achat public durable : convaincre les décideurs, accompagner les acheteurs, dialoguer avec les autres acteurs essentiels que sont les entreprises et leurs organisations représentatives, montrer, démontrer, valoriser, évaluer…

Quels sont les objectifs stratégiques fixés par le PNAAPD 2015-2020 ?

Les acheteurs publics ont aujourd’hui une double exigence de transparence et de responsabilité : la transparence dans les relations avec les fournisseurs et la responsabilité face à l’utilisation des derniers publics. C’est pourquoi, les objectifs stratégiques fixés à l’horizon 2020 sont :

  • 30% des marchés publics disposent d’une clause environnementale.
  • 25% des marchés publics disposent d’une clause sociale.
  • 100% des marchés font l’objet d’une analyse approfondie, visant à définir si les objectifs du développement durable peuvent être pris en compte dans le marché.
  • 60% des organismes publiques signent la charte pour l’achat public durable.
  • 80% des organisations effectuent moins achats de papier, d’appareils d’impression, de fournitures, de mobilier, de vêtements, de matériel de bureautique prennent en compte la fin de vie de ces produits. (c’est-à-dire la prise en compte du coût du cycle de vie)

Quels sont les axes définis dans ce plan d’action ?

Le plan national pour les achats durables est défini autour de trois axes :

  1. Mobiliser les décideurs :

  • Rappeler les obligations et les outils mis à disposition
  • Inciter les décideurs achats à repenser le processus achat dans leur organisation
  • Montrer de manière explicite les avantages des achats durables
  1. Accompagner les acheteurs :

  • Sensibiliser les agents au développement durable et à l’achat public durable
  • Mettre en place des formations pour les acheteurs publics sur l’achat public durable
  • Développer des réseaux d’acheteurs publics pour communiquer entre eux leurs bonnes pratiques sur l’achat public durable
  • Améliorer le site internet national dédié à l’achat public durable
  • Mettre à disposition des outils pour les acheteurs publics
  1. Mettre en avant les progrès réalisés

  • Piloter la dispositif dans une perspective d’amélioration continue sur plusieurs années
  • Impliquer les parties prenantes
  1. Charte sur l’achat public durable : outil prévu par le PNAAPD 2015-2020

Prévue dans le Plan National d’Actions pour les Achats Publics Durables (PNAAPD) 2015-2020, la charte pour l’achat public durable a pour objectif de déterminer un cadre commun à l’ensemble des donneurs d’ordres publics français (services de l’État, établissements publics, collectivités locales et établissements publics locaux, établissements hospitaliers).

Elle a donc pour but de « symboliser l’engagement volontaire d’une administration ou d’un organisme public en faveur de l’achat public durable. L’administration ou l’organisme inscrit dès lors sa politique d’achat dans une démarche de progrès. »

Cette charte a été présentée par le Ministère de la Transition écologique et solidaire, lors d’une réunion regroupant des acheteurs et des professionnels du secteur. Le document prévoit des mesures pour tendre vers une commande publique respectueuse du développement durable et sera envoyé aux administrations et organismes publics pour la signer.

Cependant, une amélioration de la définition de « l’achat public durable » est déjà prévue au sein de cette charte afin de définir une définition plus précise comme le plan national pour l’achat public durable le prévoit.

 

Rendre l’achat public plus durable est une démarche appuyée par le gouvernement. C’est pourquoi, des dispositifs et outils sont mis en place au travers d’un plan national PNAAPD 2015-2020. C’est pourquoi, il est essentiel que les acheteurs publics prennent en compte les critères environnementaux ainsi que sociaux au sein de leurs marchés publics.

Notre logiciel LIA dédiée à la gestion des marchés publics vous permet de passer, suivre et exécuter en toute sécurité les marchés en plein conformité avec la réglementation de manière conviviale grâce à des interfaces évoluées qui guident l’utilisateur pas à pas.

 

Plan transformation numérique commande publique axe de simplification

Par Romain KABELIS
Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence
 Adèle KRAWCZYK 
Assistante Chef de projet, Ordiges France, Aix-en-Provence

Mise en œuvre depuis plus de dix ans, la transformation numérique de la commande publique va franchir un nouveau cap avec les actions qui seront menées au titre du Plan de transformation numérique 2017-2022.

Ce document, publié sur son site internet par la DAJ au début du mois de janvier 2018, énumère et précise les travaux de la transformation numérique que souhaite mettre en place le Ministère de l’Economie et des Finances jusqu’en 2022.

Nous vous avons présenté dans un premier article, l’analyse du premier axe du Plan de la transformation numérique de la commande publique. Cet axe, qui visait l’amélioration de la gouvernance, préconisait le développement des compétences et l’accompagnement des acteurs dans la transformation de la commande publique, notamment par la mise à disposition de fiches techniques de la DAJ sur ce thème et la nomination d’un directeur projet placé auprès de la DAJ investi de la mission d’accompagnement des acteurs de la commande publique. Ainsi, les pouvoirs adjudicateurs disposeront de l’ensemble des contenus théoriques et pratiques pour revêtir le rôle d’acheteur public et ses missions de performance de l’achat.

Cet accompagnement doit également s’assortir de la mise place des outils numériques et notamment des applicatifs d’aide à la performance achat qui constituent un véritable levier de développement. A ce titre, le plan préconise la mise en œuvre mutualisée de la transformation numérique des acheteurs publics qui se trouvent le plus souvent confrontés à des contraintes budgétaires d’acquisition des outils.

Dans la continuité du premier axe du plan de transformation numérique, l’acquisition d’outils numériques efficaces et le développement de la culture de l’achat public numérisé, le plan prévoit dans son second axe la mise en œuvre de moyens de simplification notamment afin d’éviter les lourdeurs de saisies et simplifier la mise en œuvre du droit de la commande publique.

Plan de transformation numérique – Axe simplification : éviter les lourdeurs de saisie, les redondances et simplifier la mise en œuvre du droit de la commande publique

La  transformation de la culture de la commande publique en culture de l’achat public numérisé n’est possible qu’avec des changements d’usages repensés et simplifiés.

Le quotidien des acteurs de la commande publique se caractérise aujourd’hui par la rédaction / production de nombreuses pièces de consultation et de procédure sur des outils bureautiques (Word, LibreOffice…), la saisie d’avis de publicité sur les Journaux d’Annonces Légales puis la saisie des données de consultation sur la plateforme de dématérialisation et après la notification au sein des solutions de gestion financière. Ces multiples saisies alourdissent le travail des acheteurs publics qui assurent dans ce cadre des actions purement administratives et exploitent dès lors de manière moins constante leurs compétences métier. La lourdeur administrative, l’absence de concentration de la donnée et la juridisation de la commande publique représentent un coût important pour les acheteurs publics et un frein à la mise en œuvre d’une politique d’achat performant.

Il est pourtant possible d’éviter les lourdeurs en supprimant les doubles saisies par le biais de l’utilisation d’un système d’information achat qui assure la centralisation des données à diverses fins : rédaction des documents de consultation et de procédures, alimentation automatique des avis de publicité, du profil acheteur et de la solution de gestion financière. Cette centralisation de données (internes ET externes) assure ainsi un gain de temps pour le prescripteur qui peut ainsi le réaffecter sur des tâches à plus forte valeur ajoutée mais également une aide à la décision (rapide) dans une logique de performance.

Il convient tout de même de rappeler que si la logique juridique de la commande publique demeure et la culture de l’achat tarde à se mettre en œuvre, c’est principalement la conséquence de l’héritage des pratiques construites depuis plus d’un quart de siècle.

Pour mémoire, la construction du marché unique européen et la production normative conséquente en matière de contrats publics ont conduit à insécuriser le milieu des achats publics au sein de la sphère juridique et ce de manière quasi-exclusive. Jusqu’à l’avènement de la notion de lésion et l’arrêt du Conseil d’Etat « SMIRGEOMES » du 3 octobre 2008 et la réforme communautaire portée par la Directive 2014/24/UE sur la passation des marchés publics, les achats dans le secteur public sont restés au sein de la sphère de services juridiques et administratifs spécialisés afin de sécuriser les procédures et en définitive les achats pour éviter tout risque du contentieux administratif des contrats publics.

La simplification présentée par le plan numérique et donc d’ores et déjà impulsée par la Directive 2014/24/UE qui a consacré la notion « d’acheteur public », et confortée par l’Ordonnance du 23 juillet 2015 et le Décret du 25 mars 2016 qui assurent la promotion des pratiques du métier d’acheteur.

Par exemple, les acheteurs publics peuvent aujourd’hui développer des pratiques de sourcing. Le sourcing est un des pilier de la fonction achat, car utile à la meilleure définition du besoin, à l’alimentation de l’ingénierie contractuelle. C’est également une excellente manière de réduire les coûts en sondant le marché avant de débuter une consultation. Cette pratique, très développée auprès des acheteurs privés, permet en outre d’élargir la mise en concurrence, de prendre davantage en compte la réalité des caractéristiques du marché et des opérateurs économiques ainsi que d’identifier les meilleurs partenaires.

En réalisant un sourcing efficace, l’acheteur public sécurise sa mise en concurrence en précisant son besoin de manière adéquate au marché, évite de déclarer sa consultation infructueuse ou sans suite, de connaitre le marché en terme de prix et ainsi de gagner en temps et réduire les coûts de ses achats. Le sourcing peut être mis en œuvre à l’aide d’un SI Achat, qui va centraliser les données des fournisseurs (catalogues, devis, offres, notations, plan progrès…) et ainsi faciliter cette pratique.

Le plan prévoit la mise en œuvre de nouvelles mesures de simplification, notamment en matière de redondance des saisies par la centralisation et l’échange des données.

Simplifier la mise en œuvre du droit de la commande publique en favorisant la centralisation et la reprise des données 

Les pratiques actuelles de certains acheteurs impliquent la saisie successive de mêmes données et représentent une charge de temps importante qui peut être améliorée si les acheteurs publics modifient leur pratique de la commande publique en culture de l’achat performant et numérisé.

Pour cela, l’acquisition d’un SI Achat, réel concentrateur de données, interfacé avec le profil acheteur, le logiciel de gestion financière, ACTES, HELIOS est une parfaite solution afin de ne saisir qu’une fois les données afin que celles-ci soient exploitées à diverses fins (rédaction / production documentaire, télétransmission de données vers des solutions tierces (profil acheteur, gestion financières…).

La saisie unique des informations alimente ainsi l’ensemble des plateformes, ce qui sera d’autant plus le cas avec la production futur d’un flux PES MARCHE qui conduit à l’auto-alimentation des plateformes Etalab, Observatoire Economique (fiche de recensement)…

Pour améliorer l’interopérabilité des outils utilisés par les acheteurs publics, une standardisation des formats des flux sera nécessaire, et à terme, obligatoire si les acheteurs publics ne veulent pas se voir opposer des contraintes techniques ainsi que des contraintes financières de la part des éditeurs.

L’une des actions soulevées par le Plan de la transformation numérique est donc la création d’un cadre d’interopérabilité des SI de la commande publique. Cette action ne pourra être possible qu’en déterminant les orientations d’interopérabilité technique et éviter que les multiples formats utilisés par certains éditeurs de solutions gravitant dans le domaine de l’achat public freinent la mise en œuvre des projets de transformation numérique de la commande publique et de digitalisation de la fonction achat. Ainsi, les voies de l’utilisation de formats de type JSON (données essentielles des marchés publics) ou encore du protocole / flux PES V2 (Protocole d’échange standard), qui constitue la seule modalité de transmission des pièces justificatives dématérialisées au comptable public, pourront être privilégiées puisque largement répandus.

Le PES permet la dématérialisation des titres de recette, des mandats de dépense et des bordereaux récapitulatifs dès lors que les flux sont signés électroniquement, puis le transport des pièces justificatives dématérialisées lorsque la collectivité veut atteindre une dématérialisation totale de ses échanges avec le comptable de la DGFiP.

Grâce au futur PES Marché, les acheteurs publics pourront transmettre à la DGFiP les données essentielles des marchés publics, les données de recensement, des données complémentaires d’évolution contractuelle ainsi que toutes les pièces justificatives de marché afin d’alimenter le comptable public pour l’exécution financière du marché ; ETALAB pour la publication des données essentielles des marchés publics sur le profil acheteur de chaque acheteur public et le site de l’Observatoire Economique pour les données de recensement.

Le PES Marché promet donc une simplification conséquente pour les acteurs de la commande publique dans la transmission de leurs données et la satisfaction de leurs obligation de publication. Des acheteurs publics, comme la Ville de Lyon, sont pionniers dans la mise en œuvre de ce flux depuis leur système d’information achat et solution de gestion des marchés publics LIAWEB.

La simplification des échanges n’est heureusement pas seulement au bénéfice des acheteurs publics mais également au bénéfice des opérateurs économiques candidats par le croisement des données disponibles.

Simplification des échanges entre acheteurs publics et candidats grâce au DUME et au dispositif « Dites-le-nous-une-fois »

La simplification de la mise en œuvre de la commande publique passe évidemment par la facilité d’accès à la réponse aux consultations et aux échanges de données avec les acheteurs publics. Aussi, la nouvelle réglementation porte des novations majeures et utiles comme l’absence d’obligation de signature dématérialisée des offres en phase de consultation ainsi qu’aujourd’hui le mode de candidature avec le e-DUME.

Document existant depuis la Directive 2014/24/UE sur la passation des marchés publics, le DUME était très peu utilisé en France, particulièrement à cause de son format, de son graphisme et de l’appréhension de son utilisation par les acheteurs publics. Malgré cela, ces derniers sont obligés à partir du 1er avril 2018 de recevoir les e-DUME, indépendamment du montant du marché concerné.

Ce document, dont la valeur probante est le format .XML, sera à l’avenir une version simplifiée du Dume papier de la Commission européenne, intégrant toutes les fonctionnalités du service MPS et disponible 24h/24, 7 jours/7 selon la DAJ. Ce dispositif a donc à l’avenir pour ambition de remplacer tous les modes de candidatures et permettre de simplifier la saisie des données par les candidats et améliorer significativement le traitement des données par les acheteurs publics afin de simplifier également les échanges entre acteurs de la commande publique.

La production du « e-DUME » pour chaque consultation est de plus désormais intégrée au sein des fonctionnalités des systèmes d’information achat dédié au secteur public.

La simplification des échanges entre candidats et acheteurs publics passe également par le dispositif MPS et le principe du « Dites-le-nous une fois », énoncé par l’article 53 du décret du 25 mars 2016 qui s’applique de manière élargie à l’ensemble des procédures de marchés publics.

Couplé avec un outil de gestion de la relation fournisseur et une base documentaire associée, accessible aux tiers et donc modifiable par ceux-ci, ce principe du « Dites-le-nous une fois » peut facilement être mis en œuvre ce qui est déjà le cas au sein de collectivités disposant de ces fonctionnalités intégrées au SI Achat.

Le plan de transformation numérique ne développe pas plus largement les autres moyens de mise en œuvre de la simplification, néanmoins, les autres axe du plan nous laisse imaginer de nombreuses ouvertures par le biais d’aménagement réglementaires dans les années à venir et de toute manière avant 2022.

Les problématiques de numérisation de la chaîne achat / marchés dans le secteur public disposent déjà de réponses. Face aux défis présentés par le Plan de transformation numérique de la commande publique, Ordiges propose des solutions qui permettent d’y faire face. 

Découvrez notre SI Achat : LIAWEB qui permet de passer, suivre et exécuter vos marchés en pleine conformité avec la réglementation de manière numérisée, conviviale, interfacée avec les solutions de profils acheteurs et de gestion financière dont vous disposez !