Category Archives: Législation

gagner appel offres

gagner appel offres

 

Les appels d’offres restent une des sources de revenu pour les TPE et PME françaises où les règles du jeu pour remporter un marché public restent réglementées & strictes. Il est donc indispensable de bien les sélectionner et y répondre le plus qualitativement possible afin d’augmenter ses chances de réussite.

Découvrez les étapes et conseils nécessaires pour gagner un appel d’offres.

  1. Les étapes d’une réponse dématérialisée d’un appel d’offres

La dématérialisation des procédures de passation des réponses aux marchés publics impose au candidat d’intégrer 5 grandes étapes :

Comment répondre et gagner un appel d'offres?

  1. 7 conseils pour réussir et gagner un appel d’offres.

  • Commencer par se faire connaitre et instaurer un climat de confiance

En théorie, toutes les entreprises peuvent et ont leur chance de remporter un appel d’offres. Mais il faut toutefois jouer stratégique, et certaines cibles peuvent plus vous intéresser que d’autres. A cela s’ajoute, le facteur humain, élément décisionnaire dans l’acceptation d’un appel d’offres.

Il est donc recommandé de prendre les devants et distancer ses concurrents en contactant le service achats des entreprises ciblées, pour ainsi, faire valoir son potentiel et se faire connaitre. L’objectif est d’instaurer un climat de confiance mutuelle débouchant sur des échanges commerciaux bénéfiques. De plus, ce travail vous permet de vous démarquer et de devenir un fournisseur potentiel pour de prochaines consultations et par conséquent, d’avoir des retours plus rapidement sur vos offres.

  • Identifier les meilleurs appels offres

Le règlement public oblige les organismes à annoncer leur appel d’offres au Bulletin officiel des annonces et des marchés publics (BOAMP) pour les marchés supérieurs à 90 000€. Toutefois, la majeure partie des organismes ont tendance à publier tous leurs marchés peu importe le montant de ces derniers.

Il est donc recommandé de consulter assez rapidement les appels d’offres émis sur des plateforme en ligne, pour ainsi, avoir suffisamment de temps pour étudier et y répondre.

Il existe plusieurs sources gratuites à consulter: Boamp, Oseo, Marchés publics, le journal officiel de l’Union européennes,  mais aussi des services payants proposant des services de veille. Ces deux services mettent à la disposition des différents intéressés des systèmes d’alertes par email selon des critères préétablis par mots-clés. Il est conseillé de tester plusieurs plateformes sur plusieurs semaines, dans le but de comparer les différents critères de recherche. De plus, un bon réseau professionnel est également un atout majeur pour vous tenir informé  des dernières actualités marchés.

  • Sélectionner les appels d’offres avant d’y répondre

Avant de répondre à un appel d’offres, il est préférable de prendre le temps d’analyser et de sélectionner ceux pour lesquels vous avez le plus de chance de remporter l’offre, et où votre avantage concurrentiel est le plus notable.

La sélection doit s’effectuer en fonction de plusieurs critères :

-Identification de vos forces et faiblesses (spécialisation, moyens humains, localisation…)

-Adéquation entre l’offre et les attentes du donneur d’ordres

-Calendrier des réalisations

-Connaitre les concurrents répondants également à l’offre

Il est donc important à ce stade de démarcher une fois de plus son réseau professionnel.

  • Répondre au mieux aux appels d’offres

La création d’un dossier de candidature autrement appelé « mémoire de présentation » est une tâche délicate ou chaque candidature dois être adapter en fonction des attentes des donneurs d’ordres.

Une candidature se compose de deux parties :

-Administratif, contenant les documents fiscaux , sociaux, une présentation de l’entreprise et de ses références clients

-Technique, comprenant la proposition commerciale destinée à convaincre le décideur de la pertinence de l’offre fournisseur pour le marché.

La remise du mémoire doit donc être parfaitement adapté telle une lettre de motivation pour une offre d’emploi.

Il ne faut également pas oublier la forme. En effet, des couleurs et un visuel attrayant sont également les bienvenus et peuvent être un atout décisionnel.

  • Savoir gérer l’après dossier d’un appel d’offres

Une fois le dossier de candidature déposé, il est conseillé de se montrer proactif et de prendre contact avec le responsable du marché. A ce moment-là, vous pouvez demander si l’offre a bien été reçu, et qu’elles sont les premières impressions, mais également s’ils ont des questions supplémentaires.

  • Préparer l’oral et savoir négocier un appel d’offres

Dans une procédure habituel d’appel d’offres, il est possible  qu’un oral se déroule réunissant les potentiels sélectionnés et le donneur d’ordre. Il est donc important de bien préparer et de négliger aucun détail ; cadre, contexte, publics et attentes du demandeur.

Pour ce faire :

– Informez vous sur le format et la durée de l’oral

– Préparez vos supports de communication (brochures, présentation ppt…)

-Anticipez les plans de secours (beug informatique…)

-Anticipez et préparez toutes les réponses aux questions susceptibles d’être posées

-Pensez à votre présentation

-Soyez courtois, polis, aimable et professionnel

Lors de cet oral, la négociation fait partie intégrante du processus de sélection du marché. Il faut donc la préparer et connaitre parfaitement son produit, les attentes et limites du client, et pouvoir ainsi défendre son offre.

  • Analyser « l’après » appel d’offres

Dernier petit astuce, il est toujours important de se remettre en cause, de demander des explications et de faire un bilan après chaque procédure d’appel d’offres. Ceci, pour déterminer ce qui nous a menés au succès ou à l’échec.

De même, qu’il est intéressant de se renseigner sur le candidat gagnant de l’appel, sa solution, son tarif…

Cette démarche vous permettra de vous améliorer pour accroitre vos chances de gagner vos prochains appels d’offres.

 

Notre solution digitale Lia, dédié à la gestion des marchés publics permet de Recenser, planifier, suivre et exécuter en toute sécurité juridique les marchés publics.

Envie d’en savoir plus ?

comprendre et réussir un appel d'offres

comprendre et réussir un appel d'offres

Tous les ans, la commande publique représente un poids considérable se comptant en milliard d’euros soit près de 9% du PIB. La précision et la réglementation des marchés publics est d’autant plus importante que les organismes publics doivent la respecter et la suivre à la lettre.

A cela s’ajoute le choix du bon fournisseur. C’est pourquoi, il est extrêmement important de passer avec soin un appel d’offres, et ainsi, sélectionner la meilleure offre adaptée au(x) besoin(s) initiaux. La qualité des réponses dépend de la qualité de l’offre initiale.

A travers cet article, nous allons revoir les fondements d’un appel d’offres : définition, composants, processus

  1. Qu’est qu’un appel d’offres ?

L’appel d’offres ou RFP (Request For Proposal) correspond à la procédure permettant à un commanditaire, autrement appelé maître d’ouvrage, de demander une cotation relative à un besoin ou projet auprès de divers soumissionnaires ou fournisseurs, dans le but de développer son activité.

Suite à la réception de l’appel d’offres, les sociétés soumissionnaires feront des propositions les plus adéquates au projet tout en étant les plus attractives possible. L’ensemble des propositions sont d’ordres commerciales et chiffrées afin de répondre au mieux au cahier des charges de l’entreprise ou organisme commanditaire.

Le commanditaire choisit alors l’entreprise la plus à même d’effectuer la prestation de travaux, fournitures ou services.

L’élaboration d’un appel d’offres doit être simple à lire et facile à comprendre pour les prestataires externes.

Comment envoyer un appel d’offres ? Il existe trois modes :

  • Diffusion électronique d’un avis de marché via un service électronique d’appels d’offres du gouvernement
  • Envoi de l’appel d’offres ou demande de proposition directement aux entreprises inscrites dans une liste de fournisseurs compétents
  • Diffusion de l’avis de marché dans les journaux spécialisés ou professionnels

A noter, les appels d’offres supérieurs à 90 000€ doivent obligatoirement être diffusés par le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP).

  1. Les 5 composants d’un appel d’offres.

  • Introduction

Objet

Résumé des principaux points

Énoncé avec dates échéances

Termes

  • Exigences

Mention des besoins spécifiques aux besoins

(taille, capacité, autres…)

  • Critères de sélections

Explication des conditions de notation

  • Échéanciers

Date limite d’acceptation des offres

Temps nécessaire à l’analyse

Date de réponse (favorable ou défavorable)

  • Processus

Description du processus global de l’envoi de l’appel d’offres jusqu’à la phase de sélection

 

  1. Le processus d’un appel d’offres en 5 étapes

Pour mieux formuler un appel d’offres, il est également important de comprendre son fonctionnement dans sa globalité.

  • Processus appel offres 5 étapesÉtape 1 : La rédaction

Avant de rédiger un appel d’offres, il est préférable d’effectuer une analyse interne à votre organisme pour permettre la meilleure définition du besoin, de ses exigences et conditions. Il est également recommandé d’harmoniser les critères de sélection des offres comprenant la comparaison, l’évaluation et le classement des différentes propositions. Cette communication est à privilégier pour prendre en compte les besoins de l’ensemble des membres d’une organisation et ainsi, assurer la réussite du processus dans son intégralité.

Une fois l’ensemble des besoins définis, il faut rédiger les documents de consultation avec précision. En effet, plus le cahier des charges est précis et détaillé, plus les réponses seront adaptées. Un appel d’offres doit-être explicite, simple et facile à lire.

  • Étape 2 : La publication

Il faut par la suite s’assurer de la bonne diffusion de son appel d’offres, et s’il s’agit d’une candidature spontanée ou restreinte à l’attention des prestataires déjà identifiés.

Lors de cette publication, il est important d’intégrer un planning réaliste comprenant les dates clés comme la date limite de retour des propositions, le temps d’analyse des offres, la date pour rendre les réponses aux candidats et les délais de livraison pour l’entreprise retenue.

Ces informations sont nécessaires pour permettre aux prestataires de décider s’ils souhaitent poser leur candidature.

  • Étape 3 : L’analyse

Pour mieux étudier et comparer les offres de façon objective, il est conseiller de répertorier sur une liste les sélections à vérifier, basée sur les critères préalablement mentionnés aux soumissionnaires lors de la publication. Ces critères doivent être évalués, classés et pondérés selon leur importance dans le but d’atteindre la performance globale des services ou produits demandés.

Chaque offre doit être analysée par des personnes compétentes, maitrisant les thèmes, les contenus et les objectifs initiaux de l’appel d’offres.

  • Étape 4 : La sélection

Une fois la phase d’analyse réalisée, l’organisme commissionnaire sélectionne 2 à 3 prestataires. Ils devront alors présenter lors d’une soutenance leur offre et défendre leurs services devant l’organisation acheteuse. Les commissionnaires  peuvent également demander un témoignage client (Proof of concept). Lors de cette étape tous les points sont abordés notamment le prix, les conditions contractuelles… Une fois le prestataire sélectionné, un contrat est alors élaboré entre les partis par un avocat. L’annonce est alors envoyé au prestataire pour signature du contrat. S’en suivra la notification au marché.

  • Étape 5 : L’évaluation

Une évaluation durant et après le processus est conseillée pour permettre à l’organisme commissionnaire d’évaluer le fonctionnement du processus, les échanges, la prestation de(s) fournisseur(s). En effet, des changements et réajustements sont plausibles durant l’exécution du contrat afin de répondre au mieux aux objectifs initiaux. Ce suivi effectué par une équipe mandatée servira de base pour l’optimisation des futurs appels d’offres mais également de vérifier si le budget alloué respecte les besoins émis dans l’avis de marché.

 

Vous l’avez compris l’élaboration d’un appel d’offres est un processus complexe requièrant beaucoup de précisions. Notre logiciel Lia vous aide tout au long du processus de passation d’un marché public et va encore plus loin grâce à ses modules transversaux tels que le recensement des besoins, la programmation achats, les workflow d’approbations mais encore la personnalisation documentaire.

Envie de découvrir notre solution ? Rendez-vous sur notre site, rubrique Lia

Source : Efficrm, Service Futures, Dynamique Mag