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lettre de rejet-candidats évincés-commande publique

Les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents soumis au droit d’accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.

Une fois le marché signé, les documents comportant la procédure de passation perdent leur caractère préparatoire, et deviennent, en principe, communicables à tout personne qui en fait la demande, y compris à un candidat évincé.

Les demandes d’informations des soumissionnaires évincés peuvent être contraignant pour les acheteurs, surtout lorsque ces derniers pensent avoir tout dit à l’opérateur économique lors de la lettre de rejet.

Découvrez les éléments et quelques conseils pour notifier aux opérateurs économiques les motifs de rejet de son offre.

1. Notification de décision d’attribution du marché ou de l’accord-cadre

L’information des candidats non retenus à l’issue d’une procédure de marché public constitue une formabilité essentielle d’achèvement de la procédure, tant en vertu du principe de transparence qu’au regard des voies de recours ouvertes aux destinataires, contre la procédure ou contre le contrat lui-même.

Le code des marchés publics prévoit 2 types d’information :

  • l’information immédiate des candidats, dès que l’acheteur public a fait son choix sur une candidature ou sur une offre
  • l’information à la demande des opérateurs économiques ayant participés à la consultation

2. Focus : envoyer une lettre de rejet dans le cadre de la « full Démat » des marchés publics

L’acheteur doit notifier sans délai chaque candidat ou soumission de sa décision de rejeter sa candidature ou son offre. Cette notification s’effectue via une lettre dite « de rejet » comprenant les informations suivantes :

  • La décision de rejet de l’offre et les motifs détaillés de ce rejet
  • Le nom du ou des attributaires et les motifs ayant conduit au choix de leur offre
  • La durée du délai minimal que va respecter l’acheteur avant de signer le marché ou l’accord-cadre

Toutefois, les informations détenues dans la lettre de rejet sont différentes selon la procédure utilisée.

En effet, pour les marchés publics passés selon une procédure adaptée, l’acheteur communique généralement le classement de l’offre du candidat avec ses notes mais sans plus de détail. Tandis que lors d’une procédure formalisée, l’acheteur, dans ce courrier, doit fournir des explications plus détaillées permettant de comprendre pourquoi la personne n’est pas attributaire du marché.

Notons que l’information des candidats évincés du rejet de leur offre les déliant de leur engagement, l’envoi des notifications de rejet ne doit intervenir qu’à l’issue de la vérification de la situation du futur titulaire.

Est-ce que cette notification doit-elle être effectuer de manière électronique ?

Depuis le 1er octobre, un plan d’action de transformation numérique de la  commande publique a vu le jour. Les notifications de décision dont la  lettre de rejet n’échappent pas  à cette vague de dématérialisation pour les marchés publics d’un montant égal ou supérieur à 25.000€ HT.  Le guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics, édité par la Direction des Affaires Juridiques du ministère de l’économie, conseille aux acheteurs pour sécuriser leurs correspondances, d’utiliser des outils qui garantissent l’identité du destinataire, l’intégrité du document et la réception par le destinataire, à savoir le service de courrier du profil acheteur ou un dispositif de recommandé électronique.

3. Marchés publics : quels documents peuvent réclamer les candidats écartés ?

La lettre de rejet initiale ne se suffit pas à elle-même. En effet, les candidats évincés peuvent réclamer plus d’informations lors du délai de suspension (ou de standstill) obligatoire dans les marchés et accords-cadres passés selon une procédure formalisée. Ce délai est de 16 jours à compter de la date de la notification de rejet par papier et de 11 jours en cas de notification par voie électronique.

Cependant, pour faire cette demande de documents et d’informations complémentaires, l’offre du candidat ne peut pas avoir été éliminée au motif qu’elle soit irrégulière, irrecevable ou inappropriée. Ce motif d’élimination est indiqué dans le courrier de rejet.

L’acheteur doit répondre aux demandes d’éclaircissement du candidat rejeté. L’opérateur économique à l’issu de cette réponse doit comprendre les points sur lesquels il doit s’améliorer et en quoi le concurrent gagnant a été meilleur.

Certaines informations sont couvertes par le secret industriel et commercial. Il est donc interdit aux acheteurs publics de communiquer ces informations qui seraient contraire à la loi et pourraient nuire à une concurrence loyale entre les opérateurs économiques (par exemple : le mémoire technique)

La CADA (Commision d’accès aux documents administratifs) propose un tableau récapitulatif reprenant les pièces qui, pour les marchés publics, ne posent aucune difficulté de communication, et celles qui nécessitent une analyse du risque d’atteinte à la concurrence.

4. Quelles sont les voies de recours pour les opérateurs économiques si le pouvoir adjudicateur ne respecte pas ce régime réglementaire ?

L’information des candidats évincés constitue une obligation de publicité et de mise en concurrence dont la violation est susceptible d’être sanctionnée par le juge des référés précontractuels et contractuels. Le candidat évincé peut contester le choix de l’acheteur sous un délai de recours équivalent à 16 jours pour le courrier de rejet par voie postale et de 11 jours si le courrier a été envoyé par voie électronique.

En effet, le juge de référés précontractuels peut obliger le pouvoir adjudicateur de procéder à la communication des informations par l’entreprise dans un délai qu’il détermine. Ce manquement ne peut être invoqué uniquement si la méconnaissance de l’obligation d’information a empêché l’entreprise de contester utilement le rejet de son offre.

 

La communication auprès des candidats évincés est essentielle pour être en règle dans le cadre des marchés publics ou accords-cadres. Si l’acheteur ne respecte pas ce régime réglementaire, son marché public peut être annulé et/ou des amendes peuvent être infligées.

Utiliser un outil de gestion des marchés publics permet aux acheteurs publics de prendre en compte toutes les étapes d’une bonne commande publique. Notre logiciel LIA dédié à la gestion des marchés publics vous permet de passer, suivre et exécuter en toute sécurité les marchés en plein conformité avec la réglementation de manière conviviale grâce à des interfaces évoluées qui guident l’utilisateur pas à pas.

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Sources : CADA , Service-public-pro.fr , Economie.gouv.fr 

risques relation fournisseur, contrats, achat
risques relation fournisseur, contrats, achat

Au-delà de la sécurisation de l’approvisionnement, d’après une étude d’Agile Buyer et du Conseil National des Achats, en 2019, la gestion des risques fournisseurs restent une préoccupation importante pour 75% des décideurs achats. En effet,  les relations fournisseurs deviennent de plus en plus complexes. Les dirigeants ont  plus que jamais besoin de prendre le contrôle de leur organisation, d’évaluer les risques et de déterminer comment les réduire au mieux.

C’est pourquoi, découvrez comment appréhender les risques liés à la relation fournisseur pour assurer la stabilité de votre organisme !

1. Achat : connaitre les 7 principaux risques fournisseurs pour mieux négocier vos contrats

Pour mieux négocier son contrat, il est préalable pour la fonction achat de connaitre parfaitement les risques. En effet, savoir identifier les risques liés à vos achats, c’est démarrer votre démarche pour les maitriser car certaines négligences pourraient être fatales pour la stabilité de votre organisme.

Voici une liste des principaux risques à prendre en compte avant toute signature d’un nouveau contrat fournisseur :

A. Les risques stratégiques et financiers

Exemples :

  • Non-respect des tarifs contractuels ou variations inattendues liées aux matières premières
  • Pérennité de votre fournisseur

B. Les risques réglementaires et légaux

Exemples :

  • Fraude de votre fournisseur
  • Absence d’assurances Responsabilité Civile/Décennale d’un fournisseur entrainant la non couverture d’un sinistre

C. Les risques informatiques

Exemples :

  • Perte de données, de mots de passe
  • Piratage au travers l’intervention d’un fournisseur

D. Les risques commerciaux

Exemples :

  • Perte de réputation due à un conflit social ou un défaut lié à la qualité
  • Renouvellement automatique des contrats sur une nouvelle période avant renégociation

E. Les risques de responsabilités sociétales

Exemples :

  • Travail dissimulé chez un sous-traitant
  • Non-respect des conditions de travail

F. Les risques environnementaux

Exemples :

  • Non-respect des normes de sécurité et chimiques
  • Pollution et recyclage des produits

G. Les risques opérationnels

Exemples :

  • Risque logistique tel que les retards de livraison,…
  • Mauvaise qualité et retours produits

Une mauvaise gestion de la relation fournisseur peut affecter la capacité d’un organisme à atteindre ses objectifs stratégiques et peut avoir des conséquences sur sa stabilité financière. Il est donc important d’avoir connaissance de l’existence des risques afin de les prendre en charge et les écarter.

2. Comment gérer efficacement les risques fournisseurs ?

La gestion des risques contractuels implique la mise en place de processus permettant d’écarter les dangers identifiables. Afin d’assurer la pérennité de votre structure, il est recommandé de passer en revue tous vos contrats :

  1. Identifiez les risques founisseurs
  2. Cartographiez les risques founisseurs au sein de vos familles d’achats selon leur degré de criticité.
  3. Classez-les par probabilité de réalisation afin de prioriser les cas les plus critiques dans votre gestion des risques
  4. Définissez un plan d’action à metre en place en déterminant également les personnes devant intervenir et leurs responsabilités
  5. Assurez un suivi efficace grâce à la création d’alertes pour anticiper l’évolution des risques founisseurs

La gestion des risques contractuels comporte donc 4 étapes clés :

4 clés du processus de gestion des risques fournisseurs - ordiges

3. Mettre en place une solution digitale dédiée à la gestion des contrats fournisseurs

Les bénéfices d’une gestion efficace des risques contractuels vont plus loin que la prise en main et l’anticipation des dangers liés à la relation fournisseurs. Ils concernent également une économie des ressources, une optimisation de la maitrise du portefeuille Achat et contribuent à la diffusion d’image positive auprès des clients et des fournisseurs.

Afin d’atteindre ces objectifs, il est essentiel pour les acheteurs d’avoir une qualité des informations. En effet, la fonction achat est le pivot entre les fournisseurs, prescripteurs et clients, elle détient donc un patrimoine de données essentielles pour le bien-être de l’organisation

C’est pourquoi, en 2018, la digitalisation figure comme une tendance identifiée par les décideurs achats.  En effet,  selon l’étude « Procurement 4.0 » du cabinet Pwc, un outil digital permet d’augmenter la qualité du processus achats et de mieux maitriser les risques. Un outil d’aide à la décision permet d’analyser le risque de travailler avec tel ou tel fournisseur, d’évaluer ceux-ci, d’analyser également les commandes, les modifications de prix, les causes de retard de paiement, d’avoir à disposition en temps réel grâce à des alerteurs  de toutes les informations sur les contrats. En utilisant une solution digitale, l’objectif est aussi de construire une véritable relation et stratégie avec les fournisseurs.

Notons toutefois que la mise en œuvre d’une solution de gestion de la relation fournisseurs doit être précédée d’une phase de préparation.

 

La gestion des données fournisseurs est un pilier des organismes. En effet, les obligations, attentes et paramètres de toutes les parties déterminent la valeur d’une bonne relation fournisseur. Pour minimiser les risques, il est important de centraliser les données. De plus, d’un point de vue légale, il est impératif pour les organisations d’avoir une visibilité et une maitriser des données.

Des solutions digitales peuvent vous accompagner dans la gestion de votre relation fournisseurs, découvrez Ask&Go, la solution Spend Management d’Ordiges.

la solution Spend Management d’Ordiges.

Code de la commande publique – droit des marchés publics – ordonnance-décret
Code de la commande publique – droit des marchés publics – ordonnance-décret

Annoncé depuis 2015, le nouveau code de la commande publique entrera en vigueur dès le 1er avril 2019. Adopté par le Conseil des Ministres, le 26 novembre 2018, ce code constitue une étape essentielle dans la démarche de rationalisation et de modernisation du droit de la commande publique, initiée avec la transposition des directives européennes de 2014.

Le nouveau code de la commande publique a été publié afin que les acheteurs publiques puissent se l’approprier avant son entrée en vigueur. Mais que change-t-il ? Apporte-t-il des nouveautés au niveau du droit des marchés publics ?

1. Code de la commande publique : un volet législatif + un volet réglementaire

Depuis plusieurs années, une volonté de codification du droit de la commande publique existe. Cependant, le projet de Code de la commande publique a échoué à plusieurs reprises (1997-2004-2009). C’est pourquoi, en 2016, l’article 38 de la loi « Sapin II » a autorisé le Gouvernement à procéder, par voie d’ordonnance, dans un délais de deux ans, à l’adoption de la partie législative du Code de la commande publique.

Mené de manière collaborative par le Ministère de l’Economie et des Finances, le chantier de codification a permis de créer un outil complet pour les acteurs de la commande publique. En effet, l’ordonnance n°2018-1074 du 26 novembre portant partie législative du code de la commande publique et le décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 portant partie réglementaire du Code de la commande publique sont parus au Journal Officiel du 5 décembre 2018 et entreront en même temps en vigueur, le 1er avril 2019 (malgré que l’habilitation conférée par la loi Sapin II ne portait que pour le volet législatif)

 2. Le nouveau code, un outil pour aider les acteurs de la commande publique

Afin de simplifier et moderniser le droit de la commande publique, le code réunit les quelques 30 textes en un ouvrage unique. L’objectif de ce nouveau code est de rassembler l’ensemble des dispositions existantes, selon un plan organisé et cohérent, c’est-à-dire en se conformant à la chronologie de la vie du contrat (de sa préparation à son exécution°. Il vise ainsi à simplifier la lisibilité du droit pour l’ensemble des acheteurs publics et les entreprises.

L’adoption du Code de la commande publique ne s’est accompagnée en elle-même d’aucune modification du droit applicable. En d’autres termes, ces codification s’est accompagnée :

  • De clarifications : des précisions par exemple sur la définition de l’offre anormalement basse.
  • De quelques ajustements : par exemple, le principe du « Dites-le nous une fois » n’est plus réservé aux seules procédures formalisées
  • De nouvelles classifications : par exemple, les marchés exclus deviennent des marchés « soumis à un régime particulier », ce qui permet de leur rendre applicable des règles d’exécution des marchés à défaut des règles propres à leur passation.

3. Commande publique : quelques évolutions réglementaires

Ce code synthétise une trentaine de textes utilisés par les acheteurs et les entreprises. Il intègre donc à la fois des anciennes dispositions telles que la loi de 1975 relative à la sous-traitance, l’ordonnance de 2015 sur les marchés publics, mais aussi les dernières réformes :

  • La loi relative à la programmation militaire pour les années 2019 à 2025
  • La loi ELAN adoptée le 16 octobre 2018
  • Les futures mesures en faveur des PME en cours d’adoption

A ce sujet, compte tenu de l’importance stratégique pour les entreprises, des dispositions ont été prises en faveur des PME-TPE :

1. Nouvelle formalité en terme d’achat innovant

Le futur décret prévoit une dispense de formalités pour les achats innovants jusqu’à 100 000€. En effet, la DAJ a choisi d’effectuer une expérimentation sur 3 ans et de la circonscrire aux achats innovants effectués auprès des PME.

Notons que ce montant est plus élevé que celui de 25 000€ prévu par le seuil européen.

2. Nouvelle règle pour les montants des avances et le taux des retenues de garantie

Pour faciliter les PME-TME à participer à la commande publique, des mesures d’accompagnement de loi Pacte ont été prises. Pour débuter, la nouvelle mesure propose une augmentation du montant minimum des avances versées aux PME titulaires de marchés publics par l’Etat ainsi qu’une réduction du montant de la retenue de garantie.

3. Guichet unique pour les achats de l’Etat

Ce nouveau portail des ministères économiques et financiers vise à faciliter la mise en contact des entreprises avec les acheteurs publics.

 

En conclusion, en créant ce code unique, le législateur offre aux praticiens de la commande publique un outil permettant de mieux visualiser les textes qu’ils doivent manipuler et donc de mieux les maitriser. Cependant, notons que l’adoption de ce nouveau Code n’affecte pas la capacité du droit de la commande publique à évoluer. En effet, depuis quelques années, de le cadre de cette réforme de la commande publique, de nombreuses mesures ont été prises telles que la question de l’ouverture des données essentielles (OPEN DATA), la dématérialisation des procédures de la commande publique, les modalités du dispositif « Dites-le nous une fois », la transmission par voie électronique du DUME (document unique de marché européen), la généralisation de la signature électronique… au travers de nombreux décrets et ordonnances. 

A ce titre, le Code de la commande publique intègre les aspects de digitalisation instaurés depuis quelques années. Ces aspects nécessiteront donc d’être pris en compte par tout acheteur et  par toute entreprise.

Ordiges accompagne ses clients depuis plusieurs années sur toutes les démarches relatives aux achats publics, du recensement des besoins jusqu’à l’exécution des marchés. Cela permet un suivi efficace des marchés publics tout en restant en conformité avec les réglementations.

Envie d’en savoir plus ?

Découvrez ici notre solution de gestion des marchés publics, LIA.

 

Sources : Economie.gouv.fr ; lagazette.fr ; ACP-Formation ; l’Usine Digitale

La France se dirige vers un achat public plus durable grâce à un plan national d’action spécifique : PNAAPD 2015-2020
La France se dirige vers un achat public plus durable grâce à un plan national d’action spécifique : PNAAPD 2015-2020

Les achats publics durables constituent un levier majeur pour tendre vers une commande publique plus respectueuse du développement durable. En effet, les achats publics durables permettent aux personnes publiques d’assumer leur responsabilité environnementale ; sociale et économique,  tout en apportant des gains à leur structure. Face à ce constat, le Plan National d’Actions pour les Achats Publics Durables (PNAAPD) 2015-2020 prévoit, au travers d’une charte, un cadre commun pour l’ensemble des donneurs d’ordres publics français. 

  1. Achat Public durable : qu’est-ce que c’est ?

Tout d’abord, rappelons qu’un achat public est « un achat réalisé par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou par une personne publique ou privée soumise à l’ordonnance du 6 juin 2005 relative aux marchés publics et non au code des marchés publics ».

Le Ministère de la Transition écologique et solidaire définit un achat public :

« un achat public durable est un achat public :

  • Intégrant des dispositions en faveur de la protection ou de la mise en valeur de l’environnement, du progrès social, et favorisant le développement économique.
  • Qui prend en compte l’intérêt de l’ensemble des parties prenantes concernées par l’acte d’achat.
  • Permettant de réaliser des économies « intelligentes » au plus près du besoin et incitant à la sobriété en termes d’énergie et de ressources.
  • Qui intègre toutes les étapes du marché et de la vie du produit ou de la prestation. »
  1. Plan national d’action pour l’achat public durable 2015-2020 défini sur 3 axes

A l’origine le plan d’action pour les achats publics durables (PNAAPD) est une exigence de la Commission européenne.

Il existait déjà un premier plan d’action national pour l’achat durable pour la période 2007-2010. En effet, le premier PNAAPD avait pour objectif de faire de la France l’un des pays de l’Union européenne les plus engagé dans l’intégration du développement durable au sein de la commande publique.

Le plan actuel a vu le jour afin d’obtenir des achats publics durables plus opérationnel et mieux diffusé. Cette feuille de route a pour objectif de s’attaquer de façon pragmatique et sur la durée aux obstacles qui ralentissent la montée en puissance de l’achat public durable : convaincre les décideurs, accompagner les acheteurs, dialoguer avec les autres acteurs essentiels que sont les entreprises et leurs organisations représentatives, montrer, démontrer, valoriser, évaluer…

Quels sont les objectifs stratégiques fixés par le PNAAPD 2015-2020 ?

Les acheteurs publics ont aujourd’hui une double exigence de transparence et de responsabilité : la transparence dans les relations avec les fournisseurs et la responsabilité face à l’utilisation des derniers publics. C’est pourquoi, les objectifs stratégiques fixés à l’horizon 2020 sont :

  • 30% des marchés publics disposent d’une clause environnementale.
  • 25% des marchés publics disposent d’une clause sociale.
  • 100% des marchés font l’objet d’une analyse approfondie, visant à définir si les objectifs du développement durable peuvent être pris en compte dans le marché.
  • 60% des organismes publiques signent la charte pour l’achat public durable.
  • 80% des organisations effectuent moins achats de papier, d’appareils d’impression, de fournitures, de mobilier, de vêtements, de matériel de bureautique prennent en compte la fin de vie de ces produits. (c’est-à-dire la prise en compte du coût du cycle de vie)

Quels sont les axes définis dans ce plan d’action ?

Le plan national pour les achats durables est défini autour de trois axes :

  1. Mobiliser les décideurs :

  • Rappeler les obligations et les outils mis à disposition
  • Inciter les décideurs achats à repenser le processus achat dans leur organisation
  • Montrer de manière explicite les avantages des achats durables
  1. Accompagner les acheteurs :

  • Sensibiliser les agents au développement durable et à l’achat public durable
  • Mettre en place des formations pour les acheteurs publics sur l’achat public durable
  • Développer des réseaux d’acheteurs publics pour communiquer entre eux leurs bonnes pratiques sur l’achat public durable
  • Améliorer le site internet national dédié à l’achat public durable
  • Mettre à disposition des outils pour les acheteurs publics
  1. Mettre en avant les progrès réalisés

  • Piloter la dispositif dans une perspective d’amélioration continue sur plusieurs années
  • Impliquer les parties prenantes
  1. Charte sur l’achat public durable : outil prévu par le PNAAPD 2015-2020

Prévue dans le Plan National d’Actions pour les Achats Publics Durables (PNAAPD) 2015-2020, la charte pour l’achat public durable a pour objectif de déterminer un cadre commun à l’ensemble des donneurs d’ordres publics français (services de l’État, établissements publics, collectivités locales et établissements publics locaux, établissements hospitaliers).

Elle a donc pour but de « symboliser l’engagement volontaire d’une administration ou d’un organisme public en faveur de l’achat public durable. L’administration ou l’organisme inscrit dès lors sa politique d’achat dans une démarche de progrès. »

Cette charte a été présentée par le Ministère de la Transition écologique et solidaire, lors d’une réunion regroupant des acheteurs et des professionnels du secteur. Le document prévoit des mesures pour tendre vers une commande publique respectueuse du développement durable et sera envoyé aux administrations et organismes publics pour la signer.

Cependant, une amélioration de la définition de « l’achat public durable » est déjà prévue au sein de cette charte afin de définir une définition plus précise comme le plan national pour l’achat public durable le prévoit.

 

Rendre l’achat public plus durable est une démarche appuyée par le gouvernement. C’est pourquoi, des dispositifs et outils sont mis en place au travers d’un plan national PNAAPD 2015-2020. C’est pourquoi, il est essentiel que les acheteurs publics prennent en compte les critères environnementaux ainsi que sociaux au sein de leurs marchés publics.

Notre logiciel LIA dédiée à la gestion des marchés publics vous permet de passer, suivre et exécuter en toute sécurité les marchés en plein conformité avec la réglementation de manière conviviale grâce à des interfaces évoluées qui guident l’utilisateur pas à pas.

 

Choisir la digitalisation des achats pour une meilleure rentabilité en entreprise.
Choisir la digitalisation des achats pour une meilleure rentabilité en entreprise.

La vague digitale transforme les organisations et conduit chaque fonction à réinterroger ses pratiques, sa contribution et même son positionnement. La fonction Achats n’échappe évidemment pas à cette révolution numérique lancée depuis quelques années. Comment se positionnent les acheteurs face à la digitalisation de leurs organisations ? Quelles en sont les tendances, enjeux et bénéfices ?

 

Digitalisation de la fonction achats : où en est-elle aujourd’hui ? 

Le tournant digital est clairement amorcé au sein de la fonction Achats. Grâce aux technologies intelligentes et au développement de « l’industrie 4.0 », le digital est au service du repositionnement de la fonction Achats au sein des organisations.

L’étude E-Procurement 4.0 de PwC confirme ce virage numérique :

  • 35% des directeurs Achats confirment avoir digitalisé leurs processus transactionnels
  • 19% déclarent avoir transformé leurs processus stratégiques
  • 60% souhaitent mener un programme de digitalisation complet de leur fonction d’ici 5 ans.

Cependant, malgré que les directeurs achats sont conscients des atouts de la digitalisation, lors de cette même étude, seuls 16% des directeurs interrogés mentionnent avoir une vision claire et une feuille de route précise pour continuer la digitalisation de la fonction Achats.

Notons toutefois que le paysage de la fonction est en train considérablement de changer depuis une dizaine d’années grâce à la diversification des outils et technologies permettant une digitalisation totale de la chaine achats.

 

Quelles sont les tendances en matière de digitalisation des achats ?

Les nouvelles technologies prennent de plus en plus de place au sein des départements achats. La transformation numérique des pratiques achats concerne toutes les tailles d’entreprises. Certaines priorités se dégagent ces dernières années pour les acheteurs :

  1. Intégration en temps réel des données de la chaine de valeurs achats depuis à la fois les fournisseurs, les distributeurs et les clients internes
  2. Automatisation des processus « sourcing » & « purchase-to-pay »
  3. Rationalisation des tâches redondantes grâce à des solutions RPA (Robotic Process Automation)
  4. Utilisation de l’intelligence artificielle pour les aider dans leur travail collaboratif
  5. Analyse des processus achats grâce à des outils digitaux de Business Intelligence

Face à ces priorités, les solutions numériques telles que la blockchain, l’automatisation des processus robotiques, l’intelligence artificielle devraient prendre une place de plus en plus importante d’ici les prochaines années.

Avantages et bénéfices de la digitalisation de la fonction achats   

Un processus Achats 100% digital a un impact considérable sur l’entreprise. Il permet de cartographier les achats, de mettre en œuvre des plans d’actions, de clarifier les besoins, de réduire les coûts, de gérer les risques, de mesurer la performance,… en quelques mots : élargir le champs d’action de la fonction d’Achats.

Ce type de technologie permet également des gains significatifs : ROI estimé à 12 mois, gain de temps, respect des procédures internes, réduction des consommations internes, optimisation des coûts, réduction des problèmes de qualité/coûts/délais, … En termes de gains directs, on estime en moyenne un gain de 3% à 6% des dépenses gérées.

Les bénéfices de la digitalisation des achats

Comment optimiser la transformation digitale de la fonction Achats ?

Pour garantir le succès de la digitalisation du service Achats, la méthode la plus rationnelle consiste à définir une feuille de route. En effet, cette feuille de route va permettre d’aligner les différentes parties prenantes sur un diagnostic, un objectif et les solutions à mettre en place pour atteindre l’objectif fixé.

Pour ce faire, cette feuille de route doit comprendre au minimum  :

  • Les priorités métiers de la direction des achats et financière en lien avec les missions et objectifs confiés par la direction générale
  • Les évolutions contextuelles (les réglementations en vigueur)
  • Un audit de l’existant
  • Une étude de rentabilité qui va permettre de qualifié le potentiel de votre objectif de digitalisation des processus en regard des coûts prévisionnels

Il est également conseiller de privilégier des approches projets où l’ensemble de collaborateurs sont engagés afin de conserver une dynamique projet, d’amplifier l’engagement des utilisateurs et surtout de donner une solution concrète avec un retour sur investissement plus rapide.

 

La digitalisation des achats est en marche au sein du secteur public comme privé.  Ces nouvelles technologies passe par plusieurs étapes. Dans un premier temps, la digitalisation est synonyme de réorganisation des services et des processus. Ensuite, dans un second temps, les acheteurs peuvent adopter des outils innovants de gestion des achats, qui répondent aux enjeux de leur département.

De manière générale, les tendances technologiques ne cessent de faire leur apparition au service de la fonction Achats et donnent donc aujourd’hui aux acheteurs l’opportunité d’évoluer grâce à l’innovation.

Notre solution ASK&GO dédiée à la gestion des achats répond à vos défis de performance en intégrant l’ensemble de vos achats.

2018, fini les procédures papiers, place à la dématérialisation.

La réforme du droit de la commande publique initiée le 1er avril 2016 va prendre un nouveau virage avec la dématérialisation des procédures de passation et d’exécution des marchés. En effet, l’obligation de dématérialisation de la commande publique entre en vigueur le 1er octobre 2018, cela signifie que :

  • Les acheteurs devront mettre à disposition gratuitement sur leur profil acheteur l’ensemble des documents de la consultation ;
  • Toutes les communications et échanges d’informations devront s’effectuer uniquement par voie électronique ;
  • La signature manuscrite sera remplacée par la signature électronique et ne sera nécessaire que pour l’attributaire du marché, sauf demande contraire de l’acheteur.
  • Le dépôt de candidatures et offres devra se faire électroniquement ;
  • Deux mois après la notification du marché public à l’attributaire, l’acheteur devra publier les données essentielles du marché sur son profil acheteur (c’est-à-dire les données liées à la passation du marché, à son attribution ainsi que toutes modifications ultérieures du marché).

Il s’agit donc d’un changement important au sein des marchés publics qui concerne toutes les collectivités et entreprises. Découvrez en vidéo en quoi consiste la 100% démat’ des marchés publics en 2018.

Dans un contexte de montée en puissance de la notion de « digitalisation », la commande publique suit le mouvement et adapte ses obligations réglementaires. L’objectif du Ministère de l’économie et des finances est la dématérialisation totale des marchés publics d’ici 2022 afin de rendre la commande publique plus simple, plus efficace et plus sécurisée. Pour ce faire, la DAJ a mis en place un plan de transformation numérique divisé en 4 axes.

Ordiges accompagne ses clients depuis de nombreuses années dans la digitalisation de leur processus achat. C’est donc tout naturellement qu’Ordiges adapte et fait évoluer son logiciel LiaWeb en fonction des nouvelles exigences dictées par la plan de transformation numérique. Ainsi, l’utilisation de notre solution permet de gérer du recensement des besoins à l’archivage du marché en passant par  la rédaction de la consultation, la publication dématérialisée, l’analyse, l’attribution et l’exécution du marché et ce grâce des interfaces avec vos profils acheteurs, avec des parapheurs électroniques, etc.

Découvrez notre solution full web de gestion des marchés publics LIA qui vous permet de passer, suivre et exécuter en toute sécurité les marchés en pleine conformité avec la réglementation de manière conviviale, grâce à des interfaces évoluées qui guident l’utilisateur pas à pas.

L’intégration de la RSE (responsabilité sociétale des entreprises) en France, source de performance ?
L’intégration de la RSE (responsabilité sociétale des entreprises) en France, source de performance ?

Depuis quelques années, la RSE prend de plus en plus d’ampleur au sein des sociétés. Selon une étude du Ministère de l’Environnement, plus de 486 entreprises étaient titulaires en 2017 d’un écolabel européen.

Face aux habitudes des consommateurs, privilégiant des produits/services écoresponsables, l’adoption de la RSE peut s’avérer être un atout et un levier de performance pour votre entreprise : tant sur l’image de marque positive que sur sa performance économique.

A travers notre livre blanc , découvrez comment la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) peut s’avérer être un levier de performance pour votre organisation et ainsi répondre aux nouveaux enjeux sociétales.

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signature électronique, un nouveau pas vers la dématérialisation des marchés publics
signature électronique, un nouveau pas vers la dématérialisation des marchés publics

La signature électronique est aujourd’hui incontournable, notamment pour répondre aux marchés publics car la dématérialisation va devenir la norme.  Cependant, mettre en place une signature électronique demande un certain nombre de préalables. C’est pourquoi, les textes législatifs actuels ne rendent pas l’usage de la signature électronique obligatoire. Mais la Direction des affaires juridiques de Bercy l’encourage vivement. En réponse à cet encouragement, nous mettrons en avant, à travers cet article, la définition, les atouts, les étapes et outils nécessaires ainsi que quelques conseils pour mettre en place la signature électronique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Avant d’adopter la signature électronique, encore faut-il savoir de quoi il s’agit concrètement. Tout d’abord, il est important de noter que la signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite en référence au Code civil.

En résumé, la signature électronique est un procédé technique dans lequel une personne appose son accord à valeur juridique sur un document juridique (fichier texte, tableur, PDF, jpg, XML,…).  Tout comme dans la signature manuscrite, 3 items sont réunis : le document, la signataire et l’outil de signature.

L’outil de signature utile pour une signature de type numérique est le certificat électronique. Celui-ci est généralement installé sur une clé USB, une carte à puce, une carte d’identité,…

La signature électronique : une démarche en cohérence avec la dématérialisation totale des marchés publics

L’absence d’obligation de recours à la signature électronique n’interdit pas d’y recourir. En effet, la signature électronique est hautement recommandée car elle permet de maintenir le caractère dématérialisé du contrat entre les deux parties. Elle évite donc la rupture de la chaine de dématérialisation exigée à partir du 1er octobre 2018 (toutes communications et échanges d’informations de la procédure de passation doivent être dématérialisés).

De plus, la signature électronique va encore plus loin que la signature manuscrite : en scellant l’ensemble du document lors de son apposition, elle garantit l’intégrité. Par contre, une signature manuscrite apposée dans un document imprimé, puis scanné, ne donne pas la qualité d’original du document. Effectivement, le document peut être modifié après signature sans que les modifications soient signalées, l’intégrité n’est donc pas garantie.

En résumé, signer électroniquement permet de garantir :

  • L’identité de la personne : une signature électronique ne peut être copiée ou falsifiée. Un certificat permet de sécuriser le titulaire et son utilisation de la signature
  • L’intégrité du document : une fois signée, le document ne peut modifiée. Toute modification serait directement signalée.

Outre ces quelques atouts, la signature électronique présente plusieurs avantages tels que :

les avantages de la signature électronique dans la dématérialisation des marchés publics

Les outils et étapes nécessaires pour signer électroniquement les marchés publics

Quels outils disposer pour signer numériquement ?

2 outils sont nécessaires pour signer par voie électronique :

  • Un certificat de signature électronique : la signature électronique est considérée comme sécurisée grâce à l’achat d’un certificat auprès d’un prestataire qualifié et conforme au règlement n°910/2014 nommé « eIDAS » . En effet, à compter du 1er octobre 2018, la certification ne doit plus être conforme au référentiel général de sécurité (RGS).  Pour les acheteurs disposant déjà d’un certificat « RGS », le nouveau arrêté du 12 avril 2018 laisse la possibilité d’utiliser celui-ci jusqu’au terme de sa période de validité.
  • Un outil de signature : pour signer les documents liés à vos marchés publics, un outil va vous permettre d’apposer votre signature. Les formats de signature électronique acceptés dans les marchés publics sont restreints par l’Article 3 de ce nouvel arrêté du 12 avril 2018: XAdES, CAdES ou PAdES.

Comment obtenir un certificat de signature électronique conforme ?

Pour être en conformité, il faut acheter une signature électronique au minimum avancée selon le règlement eIDAS. Etant donné que la commande publique concentre à la fois des enjeux économiques et juridiques importants, seulement 2 types de signatures sur 4 du règlement européen eIDAS sont autorisées :

  • Soit la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3)
  • Soit la signature électronique qualifiée (niveau 4)

Selon cette autorisation, pour obtenir un certificat, 3 étapes sont essentielles:

  1. Sélectionner le prestataire de confiance. Pour faciliter votre choix, une liste a été publiée par l’ANSSI.
  2. Envoyer un prestataire :
  • une copie de la pièce d’identité du bénéficiaire du certificat avec signature à la main attestant la conformité de l’original
  • Une copier de la pièce d’identité du représentant légal de l’entité avec mention spécifique et signature manuelle pour attester la conformité de l’original
  • Un formulaire à remplir fourni par le prestataire
  1. Organiser la remise du certificat en face à face. Pour certifier l’identité de la personne ainsi que sécuriser la remise, l’eIDAS conseille que le prestataire restitue en main propre au bénéficiaire le certificat de signature électronique. Le règlement eIDAS n’exclut pas d’autres modes de remises sécurisées, le mode de remise peut donc différer selon les prestataires.

Qu’implique réellement le passage à la signature électronique pour les acheteurs publics ?

Si la signature électronique des documents a  pour vocation à remplacer, petit à petit, la signature manuelle et que l’étape « matérielle » ne pose véritablement pas de problèmes juridiques, ce passage peut amener quelques difficultés aux acheteurs publics.

En effet, depuis l’entrée en vigueur du décret n°2016-360 du 25 mars 2016, seule l’offre finale qui constitue le contrat définitif et les décisions doivent être obligatoirement signées. Cependant, l’acheteur public peut toutefois demander que tous les autres documents soient signés. Pour neutraliser cette complexité, il est important que l’acheteur public indique clairement dans les documents de consultation : quels documents doivent être signés, quels sont les formats de signatures admis, et si utilisation de la signature électronique, quels certificats de signatures sont autorisés.

Dans le même ordre de difficulté, l’acheteur public doit rejeter les offres signées au moyen d’un certificat électronique qui n’est plus valide. En effet, il appartient à l’acheteur public de vérifier l’identité du signataire, l’appartenance du certificat aux catégories dictées par le règlement eIDAS, le respect du format de signature, la date de validité du certificat ainsi que l’intégrité du document signé. Pour faciliter cette étape de vérification, le profil acheteur ou la plateforme de dématérialisation permettent d’automatiser cette procédure à l’exception de la vérification de l’identité du signataire.

La Direction des affaires juridiques de Bercy, à travers son guide pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs donne également quelques conseils :

  • Ne pas exiger la signature électronique des entreprises dans vos documents de la consultation si vous n’êtes pas prêts
  • Eviter qu’une partie signe électroniquement et que l’autre partie signe manuellement un document car cette façon de faire aurait pour conséquence de transformer l’orignal en copie et donc de créer un contentieux sur l’intégrité du document.

La législation française et européenne met en avant la signature électronique, dans le but d’accroitre la transparence et la simplification des procédures au sein des marchés publics. En effet, la signature électronique permet de clôturer la boucle de la full démat de la chaine « achat public ». Il faut donc maintenant laisser place au temps et à la pratique, pour que les acheteurs publics intègre celle-ci dans leurs mœurs et qu’elle devienne à terme le relais de la signature manuelle.

Ordiges accompagne ses clients sur toutes leurs démarches relatives à la dématérialisation des achats publics grâce au développement d’une solution paramétrable avec de nombreux partenaires dont des parapheurs électroniques. Envie d’en savoir plus ?

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Sources : EUR-LexLegiFrance , Economie-gouv

Le nouvel enjeu de la commande publique n’est plus un secret : la dématérialisation complète en 2022.

Bonne élève, la France souhaite atteindre l’objectif du 100% dématérialisé, c’est pourquoi, la Direction des Affaires Juridiques de Bercy a publié le plan de transformation numérique de la commande publique.

Ce plan de transformation numériques prévoit 5 axes d’intervention divisés en 19 actions principales dont la simplification des modes de candidature.

A travers notre infographie, découvrez pourquoi et comment la DAJ souhaite atteindre son objectif de simplification des modes de candidatures et en détail le DUME.

Plan de transformation numérique de la commande publique : focus DUME
open data appliqué à la commande publique
open data appliqué à la commande publique

En Europe, la dématérialisation de la commande publique a débuté dans les années 2000 sous l’impulsion des directives européennes. Toutefois, elle a difficilement progressé les premières années dans les transpositions ainsi que dans les politiques mises en œuvre au regard de la lourdeur des chantiers à mener. L’évolution est aujourd’hui tout autre puisque l’Europe impose un rythme soutenu et une date butoir : 2022. Heureusement, la France s’était bien préparée avec la mise en œuvre de chantiers successifs depuis 2001.

La dématérialisation totale des marchés publics en 2022, tel est donc l’objectif du Ministère de l’économie et des finances. Le développement de cette « full démat » dans le domaine de la commande publique vise à simplifier et à assurer la transparence des pratiques des acheteurs publics ainsi que des opérateurs économiques.

Afin de remplir cet objectif, la Direction des Affaires Juridiques du ministère de l’économie et des finances a prévu la mise en œuvre d’un plan de transformation numérique. Ce plan de transformation numérique sur quatre ans prévoit l’entrée en vigueur dès 2018 de nombreuses réglementations dont la mise en place de « l’OPEN DATA ».  

Open Data : un cadre légal précis pour la commande publique

La France porte une tradition de transparence démocratique et de partage des informations détenues par la puissance publique. Dans la continuité de cette tradition, une politique ambitieuse a été engagée depuis deux ans, notamment en matière d’ouverture des données publiques (open data).

À l’origine de l’open data appliqué à la commande publique, l’article 56 de l’ordonnance du 23 juillet 2015 qui impose aux acheteurs de rendre public le choix de l’offre retenue et de rendre accessible sous un format ouvert et librement réutilisable les « données essentielles du marché public » (sous réserve de l’article 44 sur les informations confidentielles).

Poursuivant l’objectif de transparence des marchés publics, le DMP (Décret relatifs aux Marchés Publics) précise que l’acheteur doit offrir sur son profil d’acheteur un accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics et contrats de concession dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € HT (à l’exception des informations dont la divulgation serait contraire à l’ordre public) et ce, à compter du 1er octobre 2018.

Afin de créer un écosystème cohérent des données de la commande publique, deux arrêtés majeurs fixent les modalités de publications des données essentielles et les obligations du profil d’acheteur :

Ouverture des données essentielles de la commande publique : décryptage

La commande publique est concernée par le développement de l’open data voulu par le gouvernement, mais quels sont les contrats concernés ? Quelles données doivent être publiées ? Quand publier les données essentielles ? Où et comment publier les données ? L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique précise toutes ces informations.

Décryptage de l’ouverture des données essentielles des marchés publics en infographie :

Quels sont les données essentielles à publier au sein de la commande publique?

Profil acheteur : le pivot de l’open data et de la dématérialisation de la commande publique

Même si le marché des profils acheteurs s’est considérablement développé ces dernières années avec la constitution de différents prestataires spécialisés, la mise en ligne de plateformes mutualisées, et le développement de nouvelles fonctionnalités favorisant l’accompagnement du projet de dématérialisation totale, le Législateur est venu définir cette notion à l’article 31 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics :

« Le profil d’acheteur est une plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires ».

Le second arrêté du 14 avril 2017 liste quant à lui les fonctionnalités et les exigences minimales du Profil d’Acheteur.

Cet arrêté démontre que le Profil Acheteur est aujourd’hui devenu un outil incontournable dans la dématérialisation complète de la commande publique et dans la démarche d’open data au regard de la définition des fonctionnalités minimales suivantes :

  • Authentifier l’acheteur et l’opérateur économique
  • Publier et accéder à l’Avis d’Appel Public à la Concurrence
  • Télécharger les documents de la consultation
  • Déposer et réceptionner les candidatures et les offres
  • Assurer la traçabilité des actions
  • Publier, consulter et télécharger les données essentielles des marchés
  • Permettre aux entreprises de poser des questions à l’acheteur, et à celui-ci d’y répondre (sauf pour les concessions)

Ainsi le cadre de recueil des données essentielles a été fixé. Il reste maintenant pour les différents éditeurs de Profil Acheteur à préciser les modalités de fonctionnement et d’interfaçage de leurs modules « open data ».

En attendant, les acheteurs qui ne sont pas déjà équipés peuvent se doter d’un Profil Acheteur en :

  • Développant le site internet institutionnel en interne, de manière autonome,
  • Achetant/s’abonnant à un profil d’acheteur à la suite d’une procédure de mise en concurrence, le cas échéant mutualisée,
  • Mutualisant les accès au profil acheteur acquis

Open data : une démarche à 3 objectifs

La transparence et l’ouverture des données essentielles (open data) de la commande publique constitue donc un véritable levier à la fois pour les acheteurs, les entreprises et les citoyens. En effet, l’open data poursuit et met en œuvre trois objectifs de satisfaction de l’intérêt général dont la satisfaction du droit à l’information des citoyens sur les contrats/dépenses publiques.

L’open data ne répond pas qu’à un objectif social mais également à un enjeu politique : il vise aussi à lutter contre la corruption, à mieux piloter et mesurer les politiques d’achats ainsi que suivre la bonne mise en œuvre des dispositifs relatifs à l’attribution des contrats.

Cette politique poursuit également un objectif économique : le développement économique des entreprises. Informées de toutes ces données, celles-ci pourront mieux répondre aux besoins des acheteurs, soit en développant de nouveaux services ou en découvrant de nouvelles opportunités.

Qu’implique réellement cette démarche « Open Data » ?  

Si le passage à l’Open Data offre des bénéfices à la fois sur un plan social, politique et économique, cette démarche est également un chantier d’envergure parce que l’ouverture des données implique une refonte complète des systèmes d’information des organisations publiques. En effet, cette révision de l’architecture du SI Achat Public peut être perçu comme très lourde tant au niveau organisationnel que financier pour les organisations publiques.

Mettre en place une telle démarche demande aux entreprises la mise en place d’une méthodologie en interne. Citons quelques conseils pour insérer l’open data dans le processus de la commande publique :

  • Identifier les sources de données qui peuvent être mises à disposition
  • Définir la sensibilité des données
  • Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles telles que définir un DPO (Data Protection Officer), définir un référentiel de sécurité, élaborer une charte d’utilisation des données et une politique d’archivage et de conservation des données.
  • Externaliser le contrôle de la conformité des données peut également être une solution pour soulager l’organisme.

En parallèle avec cette nouvelle démarche, la RGPD  peut permettre d’accompagner et développer l’open data. Par exemple, la RGPD peut aider l’organisme à identifier les données qui peuvent être mise à disposition.

L’Open Data fait partie intégrante du processus de dématérialisation de la chaine « achat public » c’est-à-dire de la planification des besoins en passant par la passation des contrats jusqu’à leur exécution financière. Cette nouvelle obligation de publication des données essentielles de la commande publique va nécessiter la mise en ligne de nouvelles plateformes dédiées à l’open data, de profils acheteurs supplémentaires, de nouvelles fonctionnalités sur les plateformes de dématérialisation.

Ordiges accompagne ses clients depuis de nombreuses années dans leurs processus de dématérialisation de la chaîne achat. Ainsi, l’utilisation de nos solutions permet de gérer le recensement des besoins, la planification de l’activité achat, la conception des DCE, la consultation et l’exécution administrative, technique et financière des contrats. Nos solutions sont interfacées pour assurer à leurs utilisateurs le plus haut niveau de confort et leur garantir un processus fluide et inter-opérable. Afin de pallier aux difficultés de mise en œuvre (budget, ressources…), Ordiges présente des offres mutualisées car ces difficultés ne doivent pas être un frein à la dématérialisation totale qui apporte tant de bénéfices : gain de temps, sécurité juridique, synthèse des données pour exploitation et mise en œuvre d’une politique de performance de l’achat…

Dès le 1er janvier 2018, les clients de notre solution full-web de gestion des marchés publics LIAWEB sont en mesure de produire un flux open-data et de publier leurs données sur leur site institutionnel et/ou leur Profil Acheteur sans aucune action complémentaire que de passer par la solution pour leurs achats de plus de 25 000€ HT.

Découvrez notre solution full web de gestion des marchés publics LIA qui vous permet de passer, suivre et exécuter en toute sécurité les marchés en pleine conformité avec la réglementation de manière conviviale, grâce à des interfaces évoluées qui guident l’utilisateur pas à pas. Notre offre est disponible en acquisition ou en abonnement. 

Sources : economie.gouv.fr , lemoniteur.fr , data.gouv.fr , Etalab