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Gestion des achats et marchés publics

Nos atouts

Fort de son expertise à la fois dans le suivi des marchés publics et dans le contrôle des dépenses, Ordiges a développé une suite unique en France, le premier SI Achats pour la fonction publique avec intégration de la gestion des marchés.

Dématérialisation intégrée pour gérer tous les achats et les marchés de la fonction publique.

Sécurité juridique avec conformité complète au Code des Marchés Publics.

Approche par métiers avec des consultants dédiés et des juristes.

Solution intégrée en mode “full web” (installée ou SaaS).

Portail des demandes

Commandes

Recensement des besoins

Appel d’offre

Fournisseurs

Bâtiments

Exécution des marchés

Catalogues et stocks

Contrôle budgétaire

Nos atouts

Recensement des besoins et computation des seuils

Construire un solide programme d’achats en conformité avec les réglementations en vigueur. La solution accompagne l’utilisateur étape par étape pour bien valider tous les aspects à considérer, en conformité avec les seuils réglementaires.

Soumission des besoins par les services opérationnels en année N-1 (marchés à lancer ou en cours d’exécution).

Construction d’un programme d’achats avec priorisations et choix des procédures.

Initialisation d’une fiche d’intention d’achats pour validation par les services achats et financiers.

Génération d’un état prévisionnel de la computation des seuils par code nomenclature.

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Appels d’offre et passation des marchés

La solution intègre toutes les fonctionnalités pour bien préparer toutes les phases depuis la préparation jusqu’à la passation des marchés en passant par la gestion des appels d’offre, dans les règles de l’art.

Rédaction de toutes les pièces pour la passation des marchés.

Lancement de la consultation, correspondances et rectificatifs.

Gestion des registres de retrait et de dépôts, et organisation des commissions.

Ouverture des plis et évaluation des offres.

Exécution des marchés

Une gestion intégrée et dynamique de tous les éléments et des modifications. La solution intègre de façon dynamique tous les aspects techniques, administratifs et financiers et permet d’éditer tous les documents requis pour une gestion efficace, actualisée et continue de chacun des marchés, dans le respect du Code des marchés et des CCAG de référence.

Suivi et édition des données du marché, des prestations détaillées, de tous les actes administratifs.

Intégration automatique de toute modification dans les pièces administratives (avenants, délais, acte spécial de sous-traitance).

Historique complet de la vie des marchés.

Intégration de tous les flux financiers, interface avec les logiciels de gestion financière, calcul des nets et édition des documents.

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Portail des demandes

Facilitez les achats et responsabilisez les collaborateurs.La solution intègre une interface moderne et ergonomique qui facilite la gestion de toutes les demandes d’achats émanant des utilisateurs internes. Elle favorise la canalisation, la simplification et la validation des achats tout en responsabilisant les utilisateurs.

Expression des besoins par les utilisateurs.

Gestion intégrée des demandes d’offres.

Gestion des autorisations hiérarchiques.

Traçabilité et historique des demandes.

Fournisseurs

Augmentez la qualité des relations et diminuez les risques. La solution SRM (Supplier Relationship Management) est une solution complète pour gérer proactivement l’ensemble de vos relations avec les fournisseurs et pour en évaluer la qualité.

Collecte, partage et évaluation des infos fournisseurs.

Historique des relations (emails, documents, contrats …).

Comparaison des différents fournisseurs (rating).

Tableaux de bord et liens avec les systèmes financiers.

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Catalogues et stocks

Ce module d’ EPM joue un rôle fondamental dans la maîtrise des coûts au sein de votre organisation puisqu’il permet de s’assurer d’un niveau de stock optimal et simplifie la procédure de réapprovisionnement.

Gestion des catalogues en mode demande ou commande pour faciliter les encodages.

Moteur de recherche multicritère (référence, image, descriptif des articles).

Commande reliée aux budgets, à la gestion des stocks et aux magasins.

Détection d’un manque d’articles et proposition de réapprovisionnement par le biais d’alertes.

Commandes, réceptions et gestion des factures

Rendez transparent tout le workflow aux utilisateurs. Ce module d’ EPM permet de gérer toute la chaîne depuis la demande de commande par les utilisateurs jusqu’à la réception, en passant par les différentes étapes de validation conformément aux processus et liens contractuels.

Soumission de commande dans un workflow d’approbation par les utilisateurs (ou transformation d’une demande approuvée).

Visualisation instantanée d’impact sur le budget, contrôles organisationnels et vérification des éléments contractuels.

Encodage des réceptions physiques, quantitatives ou qualitatives et rapprochement avec les factures.

Workflow d’approbation des factures avant toute mise en paiement.

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Bâtiments

Gérez tous les aspects liés à votre patrimoine mobilier et immobilier. Solution conviviale et abordable pour gérer tous les aspects liés à votre patrimoine mobilier et immobilier, EFM (Efficient Facility Management) est une solution de gestion facilitaire complète et intuitive.

Gestion de tous les plans et aspects techniques.

Organisation des salles et des rendez-vous.

Interventions, inventaires, relevés de compteurs.

Gestion de tous les documents et contacts.

Contrôle budgétaire

Performance, visibilité accrue, réduction des coûts et aide à la décision. EBM permet de gérer en toute souplesse la diversité des budgets : les prévisions d’engagement, les prévisions de liquidation pluriannuelles, les ajustements annuels, et les fiches budgétaires.

Gestion a priori des budgets dès les demandes d’achat.

Organisation des salles et des rendez-vous.

Documentation du processus budgétaire et des révisions.

Découpage budgétaire en fonction des projets et des réservations.

Budget